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浅谈企业秘书在企业文化建设中的作用

作者2021-06-04 17:50未知

摘要  在当前市场经济蓬勃发展的大背景之下,企业秘书是企业中的一个重要文职,其作用也日益凸显。同时,随着人们教育水平的提升,对于企业秘书的之一职业的偏见也逐渐减少。企业文化,作为企业长久生存的根基,作为企业工作开展的万金油,作为企业宣传工作的掌帆舵,也越来越得到重视。在公司运行中,企业无疑是沟通管理者与普通员工的重要桥梁,在二者命令传达之间发挥关键作用。企业秘书是管理者的助手,应该发挥协助作用,同时也要主动加入到打造企业文化之中,推进企业文化建设。企业秘书在打造企业文化中发挥着重要的作用。同时也要注意在现代企业中出现的各种不良企业文化,及时发现并改进。良好的企业文化才能促进企业更长久更好地发展。
关键词 企业秘书  企业文化  协调管理
Analyze The role of Corporate Secretary in The Construction Of
Corporate Culture
Abstract Under the background of the vigorous development of the market economy, the secretary of the enterprise is an important civil servant in the enterprise, and its role is increasingly prominent. At the same time, with the improvement of people's education level, the prejudice against one of the career of corporate secretary is gradually reduced. Corporate culture, as the foundation for the long-term survival of the enterprise, as the all-purpose oil for the enterprise's work, as the rudder of the enterprise's publicity work, has also received more and more attention. In the operation of a company, an enterprise is undoubtedly an important bridge between managers and ordinary employees, and plays a key role in the communication between them. The secretary of the enterprise is the assistant of the manager, and should play an assisting role. At the same time, he should take the initiative to join in building the enterprise culture and promote the construction of the enterprise culture.At the same time, we should also pay attention to all kinds of bad corporate culture in modern enterprises, and find and improve it in time. Good corporate culture can promote the long-term and better development of the enterprise.
Key words Corporate Secretary  Corporate Culture  Coordinated Management

目录
引言 5
一、企业秘书与企业文化 5
(一)秘书的企业中作用 5
(二)企业秘书工作特点 5
(三)企业文化建设的必要性 6
二、企业文化建设中企业秘书的作用 6
(一)秘书的情报收集作用 6
(二)秘书的参谋辅佐作用 7
(三)秘书的幕后推手作用 8
(四)秘书的标杆示范作用 9
三、从秘书角度看企业文化建设中存在的问题 9
(一)裙带关系制约着企业文化良性发展 9
(二)存在着许多生搬硬套的企业文化 10
(三)领导对于企业文化的不重视 10
四、相关问题的解决措施 11
(一)企业内部要充分认识企业文化 11
(二)良好的企业文化具有约束与凝聚功能 11
(三)企业家文化要加强管理 12
结论 12
参考文献 14
致谢 15

引言
企业文化在企业管理过程中的作用日益明显,现在相关方面的研究在以各个有名企业的成功企业文化方面中较为集中。同时,企业秘书在企业中的作用也越发得到重视。本文通过研究探索企业秘书实际在企业建设方面能启到作用与需要注意的相关问题。在理论意义上,生搬硬套的企业文化是非常不可取的。现实意义上,秘书行业的从业人员日益增多,在开展相关工作时可以有适当参考。
一、企业秘书与企业文化
(一)秘书的企业中作用
随着我国经济的不断发展与进步,秘书这一职位越来越被人们所认同,秘书人员实际对企业也有着不小的作用。
秘书人员在企业中对于企业管理这方面,有着鲜明的作用。比如说,信息沟通。
信息沟通,字面意思便是信息与沟通。面对繁杂且数量巨大的信息时,管理者可能没有过多的时间花费在些上面。这时,秘书需要将这些资料进行阅读并筛选,将有用的信息进行保留。无用的信息进行剔除。沟通方面,成功的管理者对于沟通都是十分重视的。就如同现实中,很多生意是在饭桌上谈出来的一样。沟通对组织管理有着不小的作用。沟通中大部分便需要有秘书来完成,秘书通过传递管理者的相关要求,利用自身职位的特殊性实现整个团队关于该要求的理解与协作。
传统的秘书工作者在人们看来是默默无闻,鲜为人知的。似乎做什么都会被上司的光芒所掩盖。秘书也需要在岗位职能上将自己的优势发挥出来,观念转变必不可少。这项职业具有独特性,也就意味着从事这一职业的人要具备牺牲和奉献的意识。在当今时代,企业秘书必须将自己的工作的重心,从传统的基本服务向参谋辅助方向转变。在具体的参谋活动中,秘书与管理者的关系更像是双向互动与沟通,管理者发出参谋需求信息后,秘书向管理者传递参谋建议的信息。
(二)企业秘书工作特点
企业秘书不同于在其他岗位上的秘书。企业最重要的便是“人”,企业的生死存亡都离不开每一位员工。而人的背后是什么,是能力,是思想,是文化。管理者需要将各类人,合理规划的分配好,让他们在合适的岗位上各司其职,来创作价值进而整合实现企业价值。在管理者身边进行辅佐的秘书,便有着重要作用,更像是一个“人民代表”。表率工作是必不可少的,在不同的情境下也需要变化自己的身份特征,承担不同的职责权利。回归到企业文化本身,作为企业的员工,作为企业的一份子,有责任有义务去发挥自身作用来促进企业文化的建设。
企业秘书是一个特别的职业,这个角色如何加入到企业文化建设中,值得认真考虑和探究。例如出于工作需要,企业秘书不仅要协调好其所在部门和其他部门的合作,还要处理好领导和企业一般员工的利益关系问题,一些秘书甚至还会遇到一些不听劝的上司,同时也需要处理好自身与管理者之间的关系。在这样的现状下,秘书的身份与地位并不简单。可以说,要兼顾好作为“政治委员”和“人民代表”的双重身份。在一定程度上,企业秘书要精准定位自身,在企业文化建设和前进中发挥好这个职业独特的作用,这样才能在更好地实现自身的职业价值。
(三)企业文化建设的必要性
什么是企业文化,简单来说就是属于企业的带有其特色的文化。企业为体,在前;文化作表,在后。对于企业文化,我们要有一个明确的认知,并确定理解范畴。
分析企业文化,从广义角度来看,依托于社会民族文化的企业文化仅仅是一个小分支,是高层次文化在确定的某个领域内的文化延伸。企业文化与其所处的民族文化有着深刻的关联。同时,经济全球化的大背景要求企业公司尤其是跨国外贸公司的文化具有兼容性和包容性。因为其当其开展对外业务时,不免会受到多民族文化带来的影响。
人们对企业文化的认知,是基于企业群体本身的一个认知。就如同人们经常会基于多种类型的人的品格认知来加深对人品这一问题的本身研究。这样既一类群体的共性,还能够获得不同群体的特性。类比到对企业的认知,也是由多种企业出发来,有个体到群体,最后得到全面的认知。
企业发展的替代品和途径很多,但企业文化独一无二。比如说,企业可以能够寻求代理来解决发展中缺少营销渠道的问题,企业可以利用整合产业链的方式解决缺少生产车间的问题。企业也可以来购买专利来解决核心技术缺乏的问题。但独特的企业文化,除非自己打造,是无可引进替代的。
当今企业前进中出现的一个重大问题就是,企业规模越来远大,但是企业文化却日渐衰败,远远落在企业发展的后面。例如,企业缺乏具有凝聚力的主导文化,导致亚文化泛滥,拖累企业发展。甚至一些公司在进行并购融合时,由于没有重视文化之间的协调交融,最后走向失败。
二、企业文化建设中企业秘书的作用
(一)秘书的情报收集作用
秘书这一职业的特殊性质对获取信息的能力要求很高,秘书工作的能否顺利进行就在于其掌握的信息是否完善,是否精确。当代企业秘书急需要处理好相关的日常工作,还要积极参与到其所在企业的组织管理运行发展中。企业秘书要即使为决策管理者提供精准高效的信息,深入调查探究,收集相关的必要资料。管理者决策的重要依据便是信息的收集、处理和运用,这其中秘书就承担着信息接收和运用的枢纽作用。秘书人员因为其职位的特殊性,能够了解企业的全局情况,所以能为企业的管理者做好提供信息的工作,主动与适时发表自己的意见,为管理者的决策提供依据。
在当今这个快速发展的时代之下,信息庞大复杂并且更新速度极快,这就对企业秘书获取信息的能力提出更高的要求,并且其各个方面的工作都需要做到完善。
 收集信息要迅速而精确化,因为信息的一大特性就是时效性。在网络化的大背景之下,信息传播打破了空间限制,企业秘书要利用好网络平台技术,提高自身的信息搜集能力和水平。将各类的信息更好更快地进行选择、整理、加工。在网络技术的支持下,搜集的被动性大大减少,增强了双向的沟通。企业秘书既能够利用互联网技术收集到自己所需信息,有时也可以与相关人士进行对话,提高信息情报收集的效率。
企业信息简单分类包括内部信息与外部信息两个部分,在现代科技的发展下,企业外部信息关系着企业具体的生存与发展,而企业内部可以利用面对面会议、电话等较为方便的通讯方式来传递信息,上下级之间可以通过相应的文件或是邮件传递命令与相关信息。现在多数企业中都是前台或是档案部门负责处理该类事务,一方面,招聘前台的本身的条件多看的外观方面,这方面的能力没有得到重视与培养,另一方面,档案部门自身的工作也需要面对大量信息处理工作,增加了该部门的工作量。对于大型现代公司来说,成立专业的收集信息的部门也是一个不错的选择,该部门能够将已经整理后的信息上交秘书部门,如此既能降低秘书负担又能提高工作效率。
(二)秘书的参谋辅佐作用
在进行信息情报的收集过程之后,需要着重关注企业相关的问题与管理者所关心的热点、难点问题。在关于企业外部信息收集的时候,注重各类相关相似企业的信息,适当加大调查力度,同时注重调研实效。在关于企业内部信息收集的时候,需要重视各类各级的会议,一场会议的信息量是不可忽视的,上级部门安排的工作检查时,在接受检查时了解上级的关注重点,在开展辅助决策时,紧紧围绕这项重点,把握关键,及时准确的提供管理者需要知道的与需要管理者需要知道的各类信息,辅助决策也需要秘书从业人员紧扣在“点”上。
秘书的参谋辅助的作用需要得到很好的发挥,就肯定不能在领导面前很直白的提出建议。更多的是不显山露水,在领导的各类活动中穿插进去。在管理者下达命令时,最需要秘书做到的便是服从但不盲从,需要加入适当的思考。而在下达命令前的辅佐参谋,更不能直接以无条件服从,或是领导的个人喜好,而不加以分析直接执行。对于管理者的指示与安排,企业秘书要寻找合适的机会,给出合理有效的建议,最大程度上减少因管理者决定的失误给公司带来的损失和麻烦。进而让管理者适应一种良好的模式,在这个模式下,能通过一些信息的变化或是具体环境下能够进行正确决策,矫正偏差。
虽然参谋辅佐的作用表现在不起眼的地方,但通过这项工作也能够体现秘书的综合素质,因此秘书也有必要通过辅佐企业决策来培养自身素质。而自身素质的提高,管理者的决策也能更好更顺利地开展,进而达到一个良性循环。个体的综合性发展和进步离不开个体整体素质的增强,这也是集体能够长足发展的保障,在整个社会的进步中也发挥着关键作用[13]。职业外在形式和内容更加丰富繁杂而显得更加多样化的今天,秘书从业者综合素质的提高并不能一步登天,在短时间内得到大幅度提升,秘书只有通过在参谋辅助的过程中不断地学习,才能在之后的实践中更快更好的整理工作思路,更多帮助管理者做好决策的辅佐工作。
(三)秘书的幕后推手作用
秘书在进行辅佐决策之后,一项决策的从上而下的实施与秘书都密不可分。秘书在其岗位上,对决策内容进行相应的理解,对相关的各部门进行协调合作。秘书部门人员在管理者与各职能部门之间、决策者与执行者之间的一个关键而特殊的位置,也就需要做到承上启下、协调内外的作用,调动各个部门的积极性,确保决策的实施。在协调的过程中,就需要讲究“长袖善舞”。一方面,需要时刻注意好各个分管部门之间的协调工作,及时跟进沟通情况,查漏补缺,避免隔阂的产生。另一方面,秘书人员合理利用自己作为幕后推手的作用,加强上下联系,对内加强沟通,对外搞好协作,增强整个企业的凝聚力,已达到更好开展企业文化的目的。
作为秘书,在幕后帮助管理者进行督查工作也是工作中的一个重要环节。不仅要看到企业管理者重大决策的贯彻落实情况,而且还需要较为全面的掌握基层落实的真实情况,需要更加深入地督查与调研,以便促进决策的实施。督查工作的重点最好放在决策部署之后的具体实施情况上,将重心向具体情况是否体现企业员工的意志上面。管理者交办的重要事项,就需要集中盯紧,大胆督查,主动询问,直到落实为止。利用企业内部督查:考核、检查等方式,将督查任务变为主动督查,更加积极的开展相关工作。结合“点”—重点督查和“面”—全面督查相结合,由点到面,再由面到点,更好地推动管理者决策的落实。
秘书这个职业的特性之一,就在于其位于领导与普通员工之间,上传下达,如桥梁一般连接双方。企业秘书在另一方面也是企业管理者的一定程度上的代表,秘书的工作能力甚至可能影响到企业经营生产的各个方面。而良好的企业形象需要优秀的企业文化作为支撑,这其中必然需要企业内部从上到下、从里到外的齐心协力努力。这其中秘书的纽带作用就要派上用场,利用其岗位的特殊性,增强内部的凝聚力,使得企业文化的观念得到广泛认可。
(四)秘书的标杆示范作用
企业管理者是企业运行和发展中的领头人,是决策的提出者,在构建企业文化中,其更是发挥着至关重要的作用。文化本就是在潜移默化影响着他人,管理者的身体力行便起到了很大的作用。但管理者身居高位,很难与基层员工进行有效的双向沟通交流,管理者与普通员工的脱层导致很多决策方案很难推行。而最为领导助手的企业秘书,经常与领导相处,被管理者授予一定的处事权利,是管理者对外的一个代言人,其话语行为都体现着管理者的意向和态度。这时,企业秘书就肩负着引领员工,宣扬企业形象的重任,其存在无疑是企业文化的重要标杆之一。
 管理者就有关构建企业文化而推出的决策和方案,要得到企业上下的理解与支持,就必须要抢占员工们意识形态的高地。一方面,秘书作为承上启下的纽带,需多多创造管理者走进员工的机会,以树立管理者的正面形象。结合主动访谈、调查问卷等形式让员工们的意见反馈更为顺畅。在另一方面,秘书工作者在日常常与管理者一同出现,更多时候也是作为公司形象展示的“窗口”。这时便需要做到严于律己,做好企业文化的示范作用。在日常工作中的工作风格、精神面貌都需要反馈出企业文化。同时也需要,在日常工作中带头实践企业文化的相关要求,把企业独有的文化优势落到实处。
三、从秘书角度看企业文化建设中存在的问题
(一)裙带关系制约着企业文化良性发展
在任何的场合之中,“小团体”的产生都让管理者十分困扰,特别是在企业中。原因很简单,“小团体”一旦形成很容易在员工之间诱发隔阂,互相猜疑,互相打压,造成最严重的后果便是优秀人才的流失。这类人才的流失并非源于管理层猜测的薪资待遇问题,本质在于对内部斗争的烦恼。这类裙带关系导致的“小团体”,就会导致企业内部的人员关系显得非常杂乱。更有甚者,可能会利用职务之便让自己关系网中的朋友或者亲戚进入企业任职。这样会严重影响到企业整体的稳定与团结,一些员工不免会怀疑是否管理者会在处理事项时存在偏袒熟人的现象,进而影响对相关决策的理解与执行。这就在企业内部造成了一定程度的内乱,最后影响到了企业的正常管理。
在大部分的公司中,基于裙带关系而带来的各种“抱团”现象是十分常见的,派系林立,而各类关系之下是一张张错综复杂的人际网。在这些企业内部组织的作用下,人治逐渐代替法治,组织结构松散,企业管理者的决策难以得到实施,那么实施建设企业文化的相关方案也寸步难行。裙带关系的存在是对正常管理的阻碍,企业员工的认知也会显得十分各异,便也不再会坚持整个企业整个团队的价值标准和行为准则。最终,导致企业文化整盘支离破碎,权利倾斜,以至于各部门之间沟通不畅,内耗不断在消耗而生产效率却一直未提高,经营效益也受到不小冲击。而对于那些国内外都有分支的大型企业来说,企业总部的文化建设却难以落地生根,得不到很好的发展。
(二)存在着许多生搬硬套的企业文化
有一部分企业,在一开始为了快速发展,而盲目效仿一些已经在世界较为知名企业的文化建设方式,一心图发展,却忘记做任何事情都必须要结合自身实际情况,最终导致学也没有学好,收效甚微,结果也不尽人意。在发展企业文化的时候需要切记生搬硬套与机械搬抄,不能将文化建设等同于其他的硬性指标来做,使企业文化过于形式化。
一些常见的现象表现在:一些企业为了激励员工努力工作,把一些知名企业的激励宣传语张贴在工作区。这样盲目的效仿看似是为企业文化建设做了一些工作,但实际上这些宣传语是否符合自身企业的文化发展特点,是否能被自身企业员工所接受,似乎都没有考虑到。类似于如此的措施,实际上对企业文化没有任何的积极作用。还有一些企业则是将企业文化建设止于表面,只在宣传方面做文章,并没有付诸实际行动,看似为企业增添了光环,其实是在过分美化企业文化优势,这反而严重地制约了企业文化的建设工作。这样架空了自身企业文化和企业实际的模仿缺乏了最关键的一步,很难有文化底蕴,实际看来就是一个“假大空”的架子。可以说在进行企业文化构建时存在着夸张空谈、陈词滥调、脱离实际、大贴标签、全盘西化、生搬硬套、缺乏创新等问题,我们把它们称之为“七宗罪”。这些都是我们在初期创立企业文化时必须避开的问题。
(三)领导对于企业文化的不重视
就目前来讲,大多数企业的真实情况看来,企业管理层并没有认识到企业文化的重要性,实际中的管理条例与企业内部文化看起来关系不大。更多时候,在管理层内部许多人也没有做好带头的作用,并不管相关的管理条例,这样的情况下企业文化得不到重视,自然员工们也就会习惯性地忽视,便也学着不践行企业相关的规章制度。或是另一种情况,他们一味地要求基层员工按照相应的规则办事而没有考虑到实际情况,这会使得有部分员工并不想着提出一些实际并具有建设性的建议,而是一味地拍须溜马,颠倒黑白,这样使得企业内部的凝聚能力不断下降,严重地影响着企业文化的建设。
企业的管理制度需要与相应的文化纲领相匹配,由于国内的家族型企业众多,企业内部的中高管理层多为亲戚、朋友,这就使得最高管理层缺乏,或是说不便对这一群体的监察。最后导致内部官僚主义的风气盛行。这时员工的工作重心便会向那些中高管理层靠近,认为企业文化便是领导文化,他们的言行举止便是公司的风向标,对他们言听计从,也没有去思考这些个别管理层的言行是否符合自己公司的企业理念。在这种情况下,员工并没有将自己作为发展企业文化的一份子,缺少一份主人翁的意识,只是将企业文化作为管理者的“文化”。这样下去相关的制度文化,便像是墙上的宣传标语,只是用来看着喊口号,并没有什么实际作用。
四、相关问题的解决措施
(一)企业内部要充分认识企业文化
企业员工要积极参与到企业文化的建设与维护中。个体是构成一个组织的细胞,他们处于企业之中,对文化氛围的感悟最深刻,最明确。并且,个体行为也对组织整体产生着不可忽视的影响。当员工个体无法融入到整个企业的文化中,甚至对其产生排斥,更为严重者同样会导致企业崩溃。因此,是否主动悉心呵护自身的企业文化,也是普通企业和优秀企业的基本文化差异。而在这其中秘书部门作为其中较为特殊一个部门,就更需要起到一定的示范作用。
企业的管理层也需要意识到,他们本身对企业文化产生的作用是至关重要的。管理者对于文化的态度会对员工们对待企业文化的态度和方式产生影响。管理者应该懂得,榜样的力量是无穷的。当管理者不能以身作则来严格遵循组织的规章制度,甚至主动践踏条约。无疑会激起其下属的厌恶与愤怒的心理,这些行为无异于主动将企业文化引向一条死胡同。从一致性方面讲,管理者只有用正确无误的“原件”,才能影印出基本一致的“复印件”。
企业家,也就是老板,是最需要充分认识并呵护企业文化。若是将整个企业比作一辆长长的火车,那么企业家便是火车的车头,企业文化就像火车头上的旗帜。一列火车长度越长,后面的部分就离车头越远。一面旗帜,一个标杆的存在,能够让紧跟其后的部门找到目标和方向,紧紧跟随并且团结在一起朝一个方向进发。相反,忽略企业文化的企业家,就丢掉了具有引领作用的旗帜和标杆,它身后的部门没有明确的方向和目标,不能到前往何处,走一步算一步。
(二)良好的企业文化具有约束与凝聚功能
在良性的企业文化下,企业有着相应而且适合该企业的规章制度,这些规章制度对企业员工有着强制性的约束作用。拥有鲜明特色的企业文化,也会有相应的企业文化氛围。在这个氛围下,会形成以组织成员为群体的行为准则和道德标杆,从而从内心深处产生责任意识,提高企业内部的凝聚力。在构建企业文化中,这种价值观念会渗透到每个团队之中,加强团队的使命感,这种浓烈的精神文化氛围会对每个员工产生激励作用,并且拥有无形的约束力。
在自然而然的约束力下,组织内成员便会逐渐认同该企业文化,这样整个组织就会具备凝聚力,这是企业文化关键的部分,因为凝聚力能够使得企业员工紧紧团结在一起,齐心协力,朝着同一个目标前进,从而增强企业在市场中的竞争力。而企业凝聚力大小就体现在各个部门以及员工彼此之间的沟通协调状态。在自然形成约束力的企业文化下,它能够成为使组织内成员关于企业目标、发展战略、实际运行与交流沟通方面形成共同认识,进而巩固因此而形成的企业凝聚力,对比采用一些具有强制性的调控手段显得更加的持久有效。
(三)企业家文化要加强管理
企业的规模不论大小,都要用一颗匠心对待企业文化。或者说,企业影响不论炝肉,一定要积极表现出自己的企业文化特色。正如一个人的为人处世,不论财富,不论地位,也要都要活出自己的精彩。我们必须承认,一个企业文化,初始就是企业家文化。这没什么好与不好,也不是企业成功或失败的必然因素。正如我们不能评价一个幼儿的性格特质是否造成了人生的成功的失败与必然。但是,随着孩子的逐步成长,其性格特质特惠日趋明显和稳定,我们需要做的就是足部顺应社会化标准,避免短处,发挥长处,规避弱点,强化优点。
企业家文化的生长亦是如此。虽然企业精神初始形成了相应的文化赋能,但可能不明显,也可能有缺陷。这时更要身边的秘书人员进行适时的引导与辅佐,一个人的单独的判断是较容易出现错误,这时秘书对于相关决策进行充分的理解,而后提出合理的建议,也是在很大程度上避免了决策的失误与偏差。同时我们也要认识到,发展才是至关重要的,企业的生命重于所有。企业精神背后的文化赋能,并非是指表面上独树一帜的形式符号,而是内在的能够长远发展的生命力,这对于一个企业能否长远发展起着关键作用。
结论
企业文化在天长日久中无形地影响企业员工,并得到相应结果。文化建设在许多方面来看都是一个系统性的工程,并非一朝一夕就能完成或是决定,这其中每一步都关乎着企业是前进还是倒退。 企业秘书一定要树立良好的职业意识,精确定位自身,为管理者提供有效的协助,提高行动能力,推进企业文化建设在组织内部更好更快地发展,特别是在基层。秘书同时也要利用其职位的特殊性,分享信息,更好的沟通与交流,尽可能的帮助领导提高决策质量。同时也需要关注企业的命运,守护企业的荣誉。通过沟通协作,纾解在文化建设中可能会产生的个人与组织的冲突与对立,更好的维护企业整体团结。在自己的岗位上最大程度的发挥主观能动性,激发企业的活力,更好地发展与壮大企业事业。而其中会出现的问题,需要及时关注与分析原因。纠正错误,发现错误,才能更好改进。

参考文献
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