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浅谈秘书人员的心理与调适

作者2021-06-04 17:50未知
 
 摘要 作为优秀秘书,除了要重视自身的职业技能,还需要加强自我心理素质。在如今物资丰足且不断变幻的世界中,心理问题层出不穷,所以了解秘书人员心理活动,并进行分析,能更有效地从根本阻止心理问题的出现或化解心理问题,从而有效地提高秘书人员的办事效率。因此,本文将从秘书心理问题及调适两方面进行探究,多角度、全方面地分析秘书心理改变过程,以此来探求合理的秘书心理调适方法,从而改善秘书人员的工作环境,与转变大众对秘书人员地固有印象。使秘书人员在繁琐工作中的减少心理问题产生,进而提高秘书工作效率。
关键词 秘书人员  心理问题  调适
 
 
On the psychology and adjustment of secretarial staff
Abstract As a good secretary, in addition to the importance of their own professional skills, but also need to strengthen the self-psychological quality. In today's rich and ever-changing world, psychological problems emerge one after another, so understanding and analyzing the psychological activities of the secretaries can prevent or resolve psychological problems at root, so as to effectively improve the efficiency of secretarial staff. Therefore, this article will carry on the exploration from the secretary psychology outline, the secretary psychology question origin two aspects, the multi-angle, the comprehensive analysis secretary psychology change process, in order to explore the reasonable secretary psychology adjustment method, thus improve the working environment of the secretarial staff, and change the public's stereotype of the secretarial staff. Make the secretarial staff reduce the psychological problems in the tedious work, and then improve the efficiency of the secretarial work.
Key words Secretary  psychological problems  adjustment
 
 
目录
 
引言…………………………………………………………………………………………………………4
一、秘书心理问题概述……………………………………………………………………………………4
(一)秘书常见心理问题……………………………………………………………………………4
(二)秘书心理问题具体表现………………………………………………………………………5
二、秘书心理问题成因……………………………………………………………………………………7
(一)主观成因………………………………………………………………………………………7
(二)客观成因………………………………………………………………………………………8
三、秘书心理调适方法……………………………………………………………………………………10
(一)自我调适方法…………………………………………………………………………………10
(二)外部调适方法…………………………………………………………………………………12
结论…………………………………………………………………………………………………………13
参考文献……………………………………………………………………………………………………14
致谢…………………………………………………………………………………………………………15
 
 
 
 
 
 
 
引  言
随着科技进步,经济发展,人民生活水平不断提高,对职业人员的要求也不断提升,各岗位竞争越来越激烈,秘书也不例外。作为一位优秀的秘书不仅需要卓越的能力,更重要的是具备强大的心理素质。但是在高强度的工作中,秘书常常会出现心理问题,所以我将研究秘书人员出现心理问题的原因,并对秘书人员如何避免心理问题、在出现心理问题后如何进行心理调适与秘书等方面进行探究,从而提高秘书人员地工作效率。
一、 秘书心理问题概述
(一) 秘书常见心理问题
1. 焦虑[1]心理
焦虑心理是一种混杂的情绪,是个体在完成任务后,但成绩未达标时,相伴着紧张、担忧、急切心理想着如何继续处理的情绪。又或者当秘书来到一个新的、不熟悉环境时,产生的焦躁、不安的情绪。由于秘书事务繁杂,秘书往往会出现焦虑的心理,个体事先的准备不充足或者安排不当,却又希望侥幸成功,得到不符合目标的结果时,其他事情堆积而来,而又无法解决,导致个体焦虑程度加深。秘书人员长期处于焦虑状态,容易出现郁郁寡欢、记忆力下降、失眠、精力不足等问题,从而严重干扰秘书人员的心理、生理机能,还会影响秘书的工作决策。
2. 自卑心理
自卑心理是源于个体对自己的能力评估过低。在完成任务后,总认为自己做的不够好,不如他人。有想做好事情的强烈欲望,却又不敢鼓起勇气请教他人,害怕他人投来不友好的目光,则会导致秘书人员郁郁寡欢,自暴自弃,做事情畏畏缩缩 。受到打击后,很难自己恢复, 挫折无限堆积,变得越来越自卑。
3. 厌倦心理
厌倦心理是一种消极情绪, 秘书因年复一年,日复一日地处理相同、相类似的事务, 继而导致工作无积极性, 注意力分散,精神疲倦,对所有事情提不起兴趣。而且秘书角色的多面性,使秘书承担的事务变广,人际关系变复杂,秘书为了维持和谐的人际关系和处理好繁杂的事务,内心精神压力剧增,个体变得筋疲力尽,所有的事务变得索然无味。厌倦心理的加重,导致秘书人员在工作中便会毫无热情,整个人变得毫无活力,对所有的事情都提不起兴趣,只有厌烦、疲倦的情绪。
4. 嫉妒心理
嫉妒是由于心胸狭隘,内心庸俗,对他人得到自己想要之物、某些事情做的好过自己而产生的怨恨之情。三国时期,诸葛亮与周瑜都是足智多谋的阴谋家、得力军师。在结盟时,周瑜便十分嫉妒诸葛亮的聪明才智,对诸葛亮多方面打压。可在之后与诸葛亮的对战中却还是统统落败,于是他便对诋毁诸葛亮,嫉妒心理越来越强烈,以至于最后气火攻心。所以,秘书人员应该克服嫉妒心理,面对他人的晋升、进步,秘书人员应该努力赶上,而不能只是动动嘴皮,还进行造谣诋毁,秘书人员应该控制对自己不利的嫉妒心理,学会从容淡定,向成功者学习。
5. 自负心理
自负是由于对自我能力评估过高,认为自己的存在十分重要。秘书在工作中有着“枢纽”的作用,经常需要代替领导传达一些信息,得到领导的认可时,可以代理事务。这便使秘书产生一种“高人一等”的错觉,在人前“狐假虎威”,轻视他人,不重视他人的意见,将自己的想法强加于人,形成不良的人际关系。
(二) 秘书心理问题具体表现
秘书这一职业接触与处理的事件多且杂,并且时常会遇到一些突发事件,所以秘书的角色会一直变幻,秘书是没有角色的角色。因为过大的压力,便会产生相应的心理问题,而这些心理问题便会显现在秘书的日常行为中。
1. 角色失调
(1)角色知觉不明确
秘书对自我角色认识混乱,不够明确,不知道自己应该做什么、不应该做什么,不能清楚地理解秘书所应该承担的角色性质;[1]对他人的角色认识不清。在社会群体中,任何人都不是独立的,都需要合作与理解,所以秘书在工作中必定缺少不了沟通,而如果要合作,就要先摸清对方的“底细”,了解对方的角色,清清楚楚地认识对方的义务和权利,才能更好地做好秘书这个角色,不然便会产生差距,造成错误。 
(2)角色紧张
秘书的事务繁杂,所承担的角色“庞大”,秘书承担耳目、幕后、助手、枢纽、参谋等等角色,各种角色对其提出要求多,从而出现由焦虑心理导致的角色紧张状况,导致秘书在个人的时间和精力上的分配力不从心,无法满足角色期望,顾此失彼。若当秘书一人承担的几个角色,其行为规范不相容,秘书的内心便会产生心理矛盾和角色冲突。角色紧张一方面会降低秘书的工作效率,另一方面会削弱秘书的工作动力。例如,秘书总想着如何完成之前还没完成的工作任务,不能专心于正在进行的工作,使工作进程变慢,工作内容的质量变差。
(3)角色差距
秘书对自己的角色期望过高便会产生角色差距,当角色之间发生矛盾和冲突,或者当自己无法适应秘书这一角色,没有做好扮演秘书这一角色的准备,便会出现无所适从,产生怀疑心理,被消极情绪干扰,感受到强大的压力感和紧张感, 从而失去工作动力,使秘书的工作和生活无法达成平衡状态。
2. 价值观错位
(1)自负导致的错位
秘书的工作在整个流程中都十分重要,且秘书与领导的关系密切,让秘书产生一种自己是凌驾于普通员工之上,只在领导之下的错觉,认为自己过于重要,在工作中自大、自满,不听从别人的意见,凡事都把自己放在中心位置,要求别人对待自己要恭恭敬敬,否则便要针对不服从之人。看待他人的行为,认为他人庸俗浅薄、低级愚钝,而自己自命不凡,高高在上;[1]其次,因为经常与领导接触,秘书便可以摸清领导的秉性、特点,能提出令领导喜爱的方案,因此秘书容易自恃领导的喜爱,在一些问题上自作主张,不及时向领导禀报,将事件自行处理,做出越界、越权之事;秘书在工作中的地位确实没有人可以替代,因此秘书人员便容易开始怜惜自己,觉得自己做成了如此多的事情,有很大的功劳,慢慢开始放松自我,不再热衷于学习上进,止步不前,对自己的现状自满,居功自傲。
(2)自卑导致的错位
秘书人员因为自卑,容易对自己的行为没有信心,在重要的场合里,不敢随便说话,唯唯诺诺。在发表意见时,吞吞吐吐;遇到难题时,便会打退堂鼓,认为自己没有能力解决,不轻易尝试,害怕出现错误,畏惧他人异样的眼光;有自卑心理的秘书很难适应秘书生活,在秘书复杂的人际关系中颤颤巍巍,既想维持良好的人际关系,但在交往中又害怕与他人对话,无法鼓起勇气主动与人沟通,在沟通中内容又显得枯燥,过于刻意,容易造成双方尴尬、氛围压抑;因为长期的自卑,秘书人员虽然会反思自己,但是总是把自己的缺点过度放大,打击自己的自信心。自卑的秘书很难正面面对工作中遇到的失误,没办法自己解决问题,只会逃避问题,使问题越积越多,造成严重的心理压力,从而每天郁郁寡欢,变得沮丧、沉闷,甚至从心理问题发展为心理疾病。
3. 职业枯竭
由于焦虑心理、自卑心理、厌倦心理的三重作祟,秘书将会产生无尽的消极能量,身体的能量开始枯竭,对工作也会慢慢失去兴趣,不再关心任何事务,把自己封锁在自己的小圈子里,固执己见。在日常职业生活中,首先会出现情感衰竭,热情不再,整个人看起来死气沉沉,情感变得贫乏、枯竭;其次会变得去人格化,在日常生活和工作中,都将自己孤立起来,与他人保持一定的距离,态度冷淡,对所有的事务不关心,甚至无视;最后,个人会产生无力感,对自己只有负面评价,对自己所做的事情都不满意。
4. 身心亚健康
秘书因为受到内在消极因素和外在消极因素的影响,产生的心理压力变为心理障碍,通常表现为内心焦虑、有强迫的行为,严重时还会形成抑郁症。经常有疲劳感、头晕、睡眠质量差及烦躁不安等症状,开始对职业生活毫无兴趣,出现心理抵抗,引起人体肠胃失调、血压升高,如若没得到初步解决,便会伴随更多的身体症状,出现头痛、口腔溃疡、血压持续升高等。长期且持续的身心疲惫不堪、身体不适、心情沮丧、悲观失望,使秘书人员失去生活的希望,没有了生的活力,最终被压垮。
 
二、 秘书心理问题成因
(一) 主观成因
1. 秘书专业能力的欠缺
秘书人员的日常事务十分繁杂,经常需要熬夜加班来完成任务。秘书角色的多样性要求秘书要掌握“十八般武艺”,诸如文稿写作、口语表达、沟通协调、办公自动化等。要想胜任秘书工作,必须具备相应的能力。但是并不是每位秘书都那么完美,当秘书某一方面的能力不足,就难免会在处理工作时产生“心有余而力不足”的沮丧感。秘书人员的写作水平在工作中占重要地位,秘书没有扎实的公文写作基础,在日常的事务中便会寸步难行,表达水平不达标,不仅要反复修改,还将会造成信息传递的错误理解,导致工作无法按时实施,打击自己的自信心,变得自卑又内疚。现今,秘书专业在国内的高校中层出不穷,每个高校的教学方法和水平都不同,而学生的接受能力也不同,所以秘书之间的能力便会有所差距。
2. 秘书的自我期望过高
秘书在企业中具有很强的服务性和从属性,秘书不得过于光芒四射,只能像个影子附在人身后,黯淡无光,所以难免会产生不甘于幕后的心态。秘书所有的事情要求自己做到事无巨细,每件事完成地接近完美,对自己的期望过高,便会造成过高的心理压力。工作完成地十分顺利,结果却得不到期待的赞扬,个人的努力全部归结于集体,秘书产生心理落差,一旦工作繁杂,稍不留心,出了差错,就招致埋怨,得不到理解。虽然秘书通常小心翼翼,但是工作繁重,人际关系的处理也较为复杂,会有不能及时完成工作的情况,在复杂的工作中,考虑不当或者不周全,还会引起猜忌。因为对自己的自我期望高,但没办法面面俱到,远近兼顾,秘书便会心理持续紧张,还会引发齐加尼克效应。
(二) 客观成因
1. 职业地位不受重视
秘书作为幕后人员,极少受到重视,企业少有岗前培训,且人们多数看结果,而忽视了在为过程而努力的秘书们。现今,许多公司对秘书职业进行招聘时,并没对秘书的学历有硬性要求,在入职前也没有相应的培训和考核,企业只要求应聘人员能正常地处理日常行政事务、准确地记录和传递信息、可以做基础性的电脑工作。低要求导致秘书人员的整体质量下降,职业认同感也相应降低。在相应的宽松的要求下,秘书的事务也是十分单调,没有技术性的事务,容易导致秘书不思进取,也让其失去自身的价值。正如教学秘书就未受到应受的重视。因为高校的不断改革,导致其制度也不断更新,教学秘书也被赋予更多使命,但是却很少能得到认同。而教学秘书的工作事务枯燥、复杂,相应的规章制度不断修改,秘书除了日常事务外,还要熟悉规章,加重秘书的任务量,却没有任何嘉奖。秘书工作中的事务不容许出现失误,一旦失误,会招致多方埋怨,造成巨大损失,之前的努力也就付之东流。秘书岗位需要收敛锋芒,所以身边的同事会忽视秘书工作的艰辛和重要性,对秘书颐指气使,认为秘书的工作十分轻松,任何人都可以取而代之,使秘书人员因为不受理解、不被重视。
女性秘书的职业地位更加不受重视,与男领导相处的过程中,面临更大的风险。电影中各种女秘书的不普遍的形象遍出,造成群众的刻板印象,出现了“小蜜”这种对女性秘书的贬低性称号,使女秘书这一角色失去了原有的尊重,而面对这种世俗的误会,女性秘书更是承受着来自心理压力的煎熬。
2. 秘书工作无意义感
     秘书碌碌无为,日复一日地做编写公文、发放通知、招待访客等单调、程序化的工作,不能学到新东西,也无法创造相应的特殊价值。秘书每日在部门中周旋,做着“打杂”般的临时性事务,且秘书所得到的工作都是被动的,是领导安排的,按照领导的意图去做,而不能按照自己的喜好;秘书做的事处理地好,工作十分辛苦,没有相应的奖赏,功劳却是别人的,只能如“老黄牛”般任劳任怨;秘书岗位发展空间受限、职称晋升通道难,无法对个体的职业发展做出完整的规划,导致个体积极性下降,由主动转为被动;而且,秘书的工作内容属于机要,需要保密,不能向他人宣泄,让秘书有了较大的心理负荷。所以秘书虽然每天都十分忙碌,却毫无成就感,索然无味地处理无意义感、单调、被动的事务,让秘书感到枯燥无味且毫无积极性。
3. 秘书角色多面性要求
秘书在日常事务中要接触到形形色色的人、承担各种各样的事务,秘书便需要八面玲珑,适应角色多面性的要求;秘书不仅需要能联系上下左右、沟通四面八方,还要有优秀的文字功底,必要时还需要一些特殊技能如:速记、速录、创新、随机应变等;而秘书服务对象为单位的重要领导人,与之相处要把握相应的“度”,因领导的能力强,所以要求就高,对别人的满意度低,并且当领导心情不悦时,秘书便有可能变成领导的发泄对象。许多秘书便会因为无法适应秘书角色的多面性,产生心理问题。
4. 人际关系处理的压力
首先,秘书与领导的相处,曾有人用“4M”解释秘书工作。“like a mother, manager, maid and model.”意为秘书应该如母亲一般将领导照顾地妥妥当当, 像管理者一样细心安排领导的日程和事务,像仆人一样伺候领导,像模特一样衣着漂亮得体。[1]当领导需要时,秘书便要在这几个身份中变幻,成为领导的得力干将,为领导排忧解难。领导是公司的主导者,掌握公司的决策权,所以作为秘书更要小心翼翼,因为“伴君如伴虎”。如若工作出色便能得到赏识。但是如果工作稍有差池,领导也看在眼里,有可能小小的差错,却造成巨大的损失。如若秘书过于敏感,心理承受能力较弱、事事谨慎、做错一件事,压力渐重,精神也会容易崩溃。在领导身边,少不了公司应酬,应酬十分重要,帮助秘书人员扩展眼界、扩大交流圈、得到相应的资源和人脉。虽然说是去应酬,其实需要秘书处处留意,不仅要注意语言运用得当,还要留心观察应酬中发生的大小事件,筛选有用的信息,这不但增加秘书的心理负荷还使身体疲倦不堪,形成焦虑、厌倦的心理。
其次,来自同事的压力。秘书因为在日常事务中,需要替领导传递信息,下发通知给相关人员,所以必须维持良好的人际关系才能保证事件的顺利进行。如若与一方的关系不融洽,会导致其的针对、不配合、又或者恶意构陷,所以秘书在处理与同事关系时,不能过于亲昵,但又不能疏远,要得当守礼。在发生矛盾时,秘书还要主动且快速调和,同事和领导对自己的理解和提议各持己见时,秘书就会陷入夹缝之间,左右为难,既要同事的角度理解同事的难处,又需要给领导找台阶下维持领导的形象,让秘书无法全身而退,心理压力剧增。
最后,来自家庭的压力。秘书的巨大的工作量却没有与之相匹配的工作薪资。秘书的工资水平仅仅在中下游,在高消费的现代社会中,秘书人员的工资只能勉强养家糊口。同时,秘书的事务繁杂,不时有突发状况,需要经常性加班,为了养家糊口,秘书人员只能妥协。工作时间增加,工资不变,而私人时间却少之又少,投入家庭的时间寥寥无几,家庭矛盾激增。秘书没有时间来陪伴自己的孩子,子女无法抽出时间关心自己的父母,导致工作与家庭的失衡。
 
三、 秘书心理调适方法
(一) 自我调适方法
1. 提升自身综合能力
秘书要不断提升自身的综合能力,包括心理抗压能力和专业管理能力。[1]在学校学习时,要注意丰富自己的相关经验,多参加学校组织的活动,提高自己的实战经验,慢慢积累相关的经验,形成自己的技巧。主办活动,有助于锻炼自己学会处理人际关系,细心观察每个人的特点,给每个人安排相应的事务,各司其职。安排一场会议,可以帮助秘书人员熟悉会议的流程、学会恰当传递信息、学会进行会议记录。参加秘书、主持人大赛可以锻炼秘书人员的现场应急能力、养成遇事不慌不忙、冷静处理的习惯。在心理因素方面,秘书要寻求合适的调节方式,来舒缓自己的压力。同时,要加强自己的心理素质,抗压能力。在专业管理能力方面,秘书要学习与人交流的技巧,改善自己的心境,和善待人;还要开阔自己的知识面,学习更多的专业知识,提升秘书专业素养。不断地提升自身综合能力,能有效地避免产生焦虑心理和自卑心理,更有利于协助领导处理事务,提高秘书参与工作的积极性,保证工作效率的提升。
2. 构建和谐人际关系
构建和谐地人际关系,要注意有意识地形成积极向上的工作氛围,自身要做到自信、豁达乐观、宽容、尊重他人,以自己来感染他人。意见与性格不同时,做到相互理解、友好沟通,互相磨合。除了要掌握这些人际关系的技巧之外,还应该认识到每个人都是独立的,每个人都有自己的脾气秉性、处理事情的方式,要做到换位思考,不能要求别人按照秘书人员的意愿来理解自己,当别人做出一些不符合秘书人员期望的行为时,也不一定是在针对自己,所以秘书人员不应该多虑。
秘书人员还需要“佛系”一点,在面对矛盾时,不能冲动,要以大局为重,做到冷静宽容,因为在人际关系中难免会发生摩擦,所以秘书人员要学会养成宽大的胸怀,对事情不能斤斤计较、吝啬小气,也不能寻根究底、得寸进尺,还要团结那些与自己意见不同甚至相反的同事,这样才能加快工作的进程。任何时候,都要专心聆听他人、对每个人既要保持一定的距离,也要笑意相迎,以免引起不必要的误会,使人际关系变得复杂。必要的时候要学会幽默,幽默可以活跃气氛,让尴尬的氛围变得愉悦,不要太过严肃,用具有幽默感的方式打破困境,获得良好的心境,保证工作顺利地进行。
3. 加强自我心理素质
心理素质在人生的每个阶段都十分重要,遇到任何挫折,只要有强大的心理素质,秘书人员都可以正面面对。作为一名优秀秘书,拥有强大的心理素质是十分必要的,秘书遇到突发事件时,心理素质的重要性就显现出来了,拥有优秀心理素质的秘书能冷静、有条不紊地处理事件,乐观地面对挫折,积极地进行改变与调整,把他人的成功变成自己前进的动力,奋起直追。正视自己遇到的心理问题,接纳不足的自己。当你发现工作十分辛苦,枯燥无味时,学会慢慢接纳它,寻找其中的快乐。寻找积极的能量,因为积极与快乐可以消减紧张感,降低不安感。如若遇到困难,可以和家人、朋友进行“吐槽”,也可以讨论自己的不足,进行修正,鼓励自己,而不是自我贬低,妄自菲薄。释放完工作中的负面情绪,继续自信、勇敢地积极向前冲。把工作中遇到的压力适当地转换为动力,而不让长期的紧张进化成焦虑,适度的紧张推动着秘书人员向前,加强自己的优势,补足自己的弱势,不气馁,不放弃;当你觉得自己一无是处时,从工作中找到自己的有点,意识到自己的价值,不影响自己的心理,全心全意地去完成具有意义的任务,给予自己相应的满足感,热爱自己的每个小细节,热爱自己从事的秘书工作。
4. 正确认识秘书角色和性质,树立正确价值观
秘书的事务繁杂,每天忙忙碌碌,做的事单调且容易产生厌倦心理。作为秘书,秘书人员应该认清事实,不应该强加要求,要对秘书角色的工作性质有正确的实质性认识,学会接受现实,平和地看待工作中的不如意。要认识自身的价值,有正确的角色定位,认识到秘书角色所做的事务并不能提升自己的专业技能方面的知识,而更多地是只能学习到如何管理企业、组织活动;在工作中不要形成自我膨胀和自我贬低的价值观,要学会接受默默奉献的事实
5. 丰富自己的精神文化生活
因为倦怠心理和职业枯竭,秘书人员对工作会失去兴趣,因为工作影响了自己的生活和健康,所以秘书人员要试着不要把工作看得过于重要,而是要合理地分配自己的时间,学会提高自己的行动力,不要重复无用的事情,将最少的时间放在单调无实际意义的事务上,做到事倍功半,花多点的时间在自己喜欢且具有价值的事务上,使自己乐在其中。如果实在提不起兴趣和热情,现将注意力转移在不同的事务上,激起自己的好奇心,重新唤醒自己对生活的美好渴望和追求。多参加一些社交活动,如朋友们的聚会、团体旅行、马拉松等集体活动,和朋友接触、和不同的有人格魅力的人接触、和大自然接触,会让秘书人员对生活产生新的认知,让秘书人员在工作中受到的压力得到释放,让秘书人员的精神和肌体都彻底放松,消除紧张、焦虑、厌倦之情。
(二) 外部调适方法
1. 改善秘书工作环境
作为领导,要理解秘书并适时给予反馈。领导者对新人秘书不应该过于严格,一点点小错误便揪着不放,应该多与之交流,理解秘书人员的难处。秘书是领导的助手,默默帮助领导处理繁杂的事务,领导也要在自己力所能及的地方帮助秘书,减轻秘书人员的压力。当秘书完成所布置的任务后,领导要给以一定的反馈,给秘书指示,而不应该置身事外,秘书出色完成任务时,领导可以加以赞赏,对秘书表示肯定,激发秘书的工作激情。出现错误时,及时指出,批评与安慰并行,是秘书不会有太多压力却能意识到自己的错误,从而降低秘书心理问题出现的可能性,提高秘书的工作效率。
作为企业和社会,应当正确看待秘书工作的性质,适当地给秘书安排工作,不应该提倡秘书经常性加班,因为秘书也需要有私人生活时间,过度占用秘书的私人时间,不但会降低秘书的工作效率,还会使秘书产生倦怠心理,身心俱疲,导致家庭生活与工作生活的失衡,出现积压性的矛盾。加班的出现更加说明企业管理分配的不当,企业应该将工作进行合理分工,不让秘书过于忙碌,也不让其他员工过于清闲。让秘书学习合理的时间分配法,事先完成紧急且重要的事,无关紧要的事情放在最后,以减轻秘书的压力,改善秘书的工作氛围。组织应该为秘书提供心理援助,聘请专业的心理专家对企业、员工进行阶段性的心理检测,将秘书的心理问题扼杀在摇篮里。当检测出心理问题后,专业的心理专家要向相关人员提供专业性的咨询和指导,帮助秘书解决相应问题,营造良好的工作环境。
2. 实行秘书工作激励
企业应该设置相应的期望目标来激发秘书的积极性,对具有出色表现的秘书进行表扬和奖励,让秘书认识到自己的价值,当秘书没有达到相应目标时,也要给予参与激励,使之获得信任感,激发秘书的工作热情。
首先,秘书人员要从马斯洛的需要层次理论中的生理需要、安全需要、社会需要、尊重需要、自我实现需要出发,设置科学合理的目标,来是秘书产生心理动力,激发秘书对工作的热情,使组织目标和个人目标结合起来,[1]让秘书看到目标完成的可能性极大,激发秘书的积极性,使之未达到目标而做出努力。其次,要看到秘书的个人努力和个人效绩,两者相结合来看待,不能因为其结果的失败而否定全过程,而是要全面地评价,让秘书在其中能看到自己的价值所在,让秘书不再妄自菲薄,知道自己的优劣之处,在下次才能够继续改正,奋勇向前。
3. 培养秘书的角色意识
秘书是特殊的社会角色,企业需要加强秘书对角色意识的理解,当角色失调时,要及时调适。秘书在不同的场合扮演不一样的角色,企业要锻炼秘书对多样性角色的适应,让秘书弄清角色期望,调整角色差距,领悟不同的角色,掌握角色规范,提高各个角色的技能,加强秘书个人的思想品德修养,完善秘书角色意识。
 
 
结  论
秘书工作的繁杂、个人能力的欠缺、人际关系的复杂等都会造成秘书产生相应的心理问题,这些心理问题看似十分渺小,但不断地积累便会变成一座大山,一不小心就会压得秘书透不过气来,身心俱疲,所以必须先预先加强对秘书心理素质的培养,从源头上抑制问题的发生。当心理问题产生后,则需要个人、社会、组织的相互配合,才能缓解心理问题。心理问题会逐渐变为心理疾病,个人、社会、组织都要重视心理问题,认识到心理问题的严重性,积极地应对心理问题。
 
 
 
 
 
 
 
 
参考文献
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