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浅谈秘书的角色意识

作者2021-06-04 17:49未知

摘要 当下,“秘书”已然成为最广泛的社会职业之一。一个优秀的秘书想要更好地为领导服务,必须明确自己作为秘书的角色意识。研究秘书的角色意识无论是对于秘书从业人员的能力提升,还是对秘书职业的发展都具有重要意义。本文以论述秘书角色意识的内容和特征为出发点,在研究秘书人员角色错位的表现、原因以及带来的消极影响的基础上,总结归纳出当今秘书除了通过加强自我修养外,还可以从获得他人的反馈以及投身社会实践的途径来培养正确的秘书角色意识。本文旨在帮助秘书人员准确把握角色定位,更好地提升自身的职业素养,进而推动秘书职业化进程。
关键词 秘书  角色意识  培养
 
On the role consciousness of secretary
Abstract Nowadays, "secretary" has become one of the most extensive social occupations. An excellent secretary wants to serve the leader better, must clear oneself as the secretary role consciousness. It is of great significance to study the role consciousness of secretary whether it is for the improvement of the ability of secretary practitioners or the development of secretary career. In this paper discusses the content and characteristics of the role consciousness as a starting point, in the performance of the dislocation of the secretarial staff, and the negative consequences of, on the basis of summarizing the current secretary except through strengthen self-improvement, and also can be gained from the feedback of others and in the way of social practice to cultivate the correct secretary role consciousness. This paper aims to help secretaries accurately grasp the role positioning, improve their professional quality, and promote the process of secretary professionalism.
KEY WORDS  secretary  role consciousness  training

 目    录 
引  言 1
一、秘书角色意识概述 1
(一)秘书角色意识的内涵 1
(二)秘书的角色特征 2
(三)现代秘书人员应具备的四种角色意识 2
(四)树立正确的秘书角色意识的意义 4
二、秘书的错误角色定位及影响 4
(一)秘书错误角色定位的表现 4
(二)秘书错误角色定位的消极影响 5
(三)秘书错误角色定位的原因分析 6
三、培养正确的秘书角色意识 6
(一)加强自我修养,形成秘书角色意识 7
(二)投身社会实践,强化秘书角色意识 7
(三)获得他人反馈,稳固秘书角色意识 7
结  语 8
参考文献 9
致  谢 10
 

引  言
“秘书”是当今世界分布最广泛的社会职业之一,在我国正经历着从“职位”向“职业”过渡的过程。政治经济体制改革不断深入变革的同时,一方面,秘书之于社会供不应求,另一方面,社会对秘书职业素养的要求也越发苛刻。作为身处当今竞争激烈社会中的秘书人员,必须做好的一门功课便是全面且正确地认识自己的“存在”。
因此,本文将从秘书角色意识内容和特征出发,阐述常见秘书错误角色定位以及带来的消极影响,总结归纳出培养秘书正确角色意识的几种途径,以求在前人研究的基础上有所创新和突破,从而强调秘书的角色意识,使其有效履行角色职责义务,更好实现个人价值。

一、秘书角色意识概述

社会生活就像一盒彩虹糖,每个人所饰演的角色都有着不同的颜色,正是这些不同的角色共同创造出了现代社会的五彩斑斓。每个人在社会群体中所饰演角色都是百变不一的。普遍来说,某一个体在一段时期内的固定岗位中所担任的社会角色是较为稳定的。但也存在特殊情况,即某一个体在稳定的工作岗位上担任多重角色——秘书人员正是这样。秘书所处地位的特殊性决定了秘书人员必须饰演多重角色。

(一)秘书角色意识的内涵

在当代社会,“角色”一词是并不少见。日常生活中,人们常说:“他在剧中是什么角色?”“我到底扮演了一个什么角色?”“角色”已经成了人们的惯用语之一。
其实“角色”一词最早源于戏剧表演,特指影视等表演艺术中演员依据台本所扮演的某一剧中人物,后来在社会心理学中加以引用,并成为社会心理学理论的一个重要概念。
所谓角色意识就是在社会中,个体对自己在某个固定岗位中的位置以及该岗位所规定的对社会应尽的职务和责任的理解,和自己与他人之间所扮演的各种角色关系的协调。角色意识具有强烈的主体性,因而使得每个个体在不同的角色意识的支配下开展各项活动,处理复杂人际关系。
秘书作为一种社会角色,其角色意识是指在社会群体中,秘书人员在秘书这一职业中所需承担相应角色的位置及由相应角色的位置所规定的对社会应尽的职务和责任的认知、领悟和体验,是秘书工作的灵魂。对于秘书工作人员来说,树立正确的角色意识,准确定位自我,才能避免角色错位,更好地胜任秘书工作。

(二)秘书的角色特征

在欣欣向荣的时代下,不同性质的社会和团体对于其每位成员的行为举止都有着非一般的要求和期望,而在社会中所扮演的不同角色的每位成员,都必须毫无条件的按照这种要求和期望开展各种活动,从而使得他们在行为方式上也各有特点。简单来说,作为领导的助手是秘书工作者最基本的角色,而其最基本职责就是为领导工作服务。所以,秘书的工作性质和行为特征共同决定了秘书角色的特征。
秘书地位的从属性。秘书隶属于领导,因而秘书工作有着与生俱来的被动性。主要表现为:一是工作性质上的被动,秘书机构不是自成一家、独立决策的部门,从秘书的产生开始就是为领导服务,这是亘古不变的模式:二是工作时空上的被动,秘书工作要遵从领导日程安排,时刻围绕领导,不可能完全脱离领导和领导工作而单独开展工作。所以,在日常工作中,秘书人员要明晰自己的从属地位,主动服从于领导和领导活动。
秘书作用的辅助性。辅助性是秘书工作的基本职能,在国外秘书学中被称为“经理补偿功能”。秘书工作十分重的原因在于秘书人员直接为领导服务,起着辅助领导的作用。一般来说,领导都会集中精力处理重大事项,而另一些相对琐碎的事务性工作就需要秘书处理。其主要的辅助工作是为领导办事,如办文、办会、办信、接待工作等。只有充分发挥秘书的辅助作用,主动做好一些小事,才让领导工作有的放矢、详略得当,进而提高领导的工作效率。
秘书职能的服务性。秘书工作服务的对象是来自不同阶层的,其中包括为领导、同事和人民服务。同时,秘书也具有宽泛的服务畛域,如调研、信息提供、参谋咨询等工作。所以,秘书人员要根据不同阶层夫人服务对象的需求不断完善服务内容,使服务对象放宽心,并尽可能实现服务的专业化,才能算服务到位。

(三)现代秘书人员应具备的四种角色意识

无论是在行政机关还是私企单位,作为常青职业之一的秘书在工作中都需要做到严谨规范,这就要求现代秘书要具备较为全面的角色意识,积极为组织提供优质服务。
无私的幕后意识。每一位杰出贤明的领导者后面无不拥有一群精明能干的秘书。秘书的工作特性决定了秘书人员要甘当幕后,有“为人梯”“做嫁衣”的精神。如博学多才的田家英在任秘书期间为毛泽东撰写了很多交口称誉的稿件。一句“谦虚使人进步,骄傲使人落后”的警句自中共八大后就沿用至今,很多人认为是毛主席的名言,直到毛主席说出是出自田家英之手,这才解开误会。田家英从不邀功,甘为人后的幕后精神值得现代秘书人员学习。正如鲁迅曾说过,如若是可以培育一朵惹人喜爱的花朵,那么甘愿做会腐败的小草。[]虽然秘书担任的职务细小,往往是一件单调事情的反复,但如若缺少秘书的默默付出,各种事项的进展将会是如履薄冰。所以秘书人员要清楚认识到这一点,摆正自己的位置,不争功、不推诿,甘当领导身后的无名英雄。
积极的学习意识。习近平总书记曾强调过,要想炼就一个“金刚不坏之身”,就需要不断学习科学理论,充实我们的精神世界。[]也就是说,要成为一名合格的秘书人员,必须具备积极的学习意识,丰富知识,有新观念、新知识才能适应新形势发展的要求。不坚持学习,跟不上形势发展,也会变成“现代文盲”。要不断增强自己的文化底蕴,做到“四名”:读名著、诵名诗、唱名曲、学名人。比如阅读《三国演义》,学习夹文夹白的语言运用,有助于秘书写公文时保持语言简明、庄重;书中关于斗智的内容,有助于秘书开启智慧,当好领导的参谋。唐诗宋词是中国文化的瑰宝,诵名诗能丰富情感、想象力,有助于开拓创新。唱名曲能陶治情操。学名人是指学习名人传记,吸取名人成功经验,勤勉奋进。因此,树立积极的学习意识,不断提升自身理论素养和能力水平是岗位所需,更是职责所系。
淡泊名利的防腐意识。习总书记在十九届中央纪委三次全会上提出全面从严治党的战略就是推进反腐制度机制,旨在强调不论是身居要职的领导,还是领导身边的秘书人员都要有防腐意识。当然这是相对于自身修养而言的,在现实工作中,秘书群体中会出现各种腐败现象,如:狐假虎威,欺上瞒下:假公济私,谋取私利;争提拔,要官当等等。这些现象出现的原因归根结底在于某些秘书的世界观、人生观、价值观发生了严重扭曲,贪图享乐、拜金主义等消极腐朽思想恶性膨胀,最终违法乱纪,丢了饭碗。现今时代,物欲横流,诱惑颇多,秘书人员的防腐意识就显得十分重要。秘书人员一定要保持超然的心境,加强政治思想学习,淡泊名利,调整自己的心态,耐得艰辛、甘于寂寞。
稳重求变的创新意识。约翰D洛克菲勒曾说过,一个人要想成功就需要朝着新的方向迈出坚定的步伐,而不是效仿前人,走被别人踩烂的成功之路。所以,与时俱进、不断创新是秘书人员最基本的要求之一。而秘书人员要具备创新意识,就要做到以下几个方面:一是要有主动超前行为。如认真做到领导所想到的,而领导没有想到的,我们要积极建言献策。二是要有独立的思维方式。在平常工作中,秘书工作者要多忖量、多学习、多总结,面对新情况、新问题都能有个人的独到见解,做到突破陈规,别出“新”裁。在如今快速发展的信息时代,秘书人员要树立创新意识,用创造性思维去看待问题,积极解放思想、更新观念,从而解决工作中出现的各种新旧问题,取得令领导和人民群众满意的成绩。

(四)树立正确的秘书角色意识的意义

提升自身的职业素养。随着时代的发展,当代秘书的工作具有复杂性、综合性等特征,秘书人员要想有条不紊地处理好各项事宜需要更高的素质水平。此外,90后的“时尚潮儿”作为新时代的职场主力军极富有主见,追求个性的发展,在工作中也往往更具主动性和创造性。树立正确的角色意识不但有助于明细自身工作职责,还能提升自身职业素养,忌过分张扬个性。正如恩格斯说过,不论是任何阶级或是行业都有自身的素养。[]所以,秘书工作者只有在要树立正确的角色意识的前提下,才能在工作中充分发挥自己的才能,做到办事主动细致,处事谦虚谨慎,与领导、同事和谐相处,从而提升秘书的职业素养。
    促进组织的有效运转。凡事都讲求效率,组织高效运转是秘书工作的第一要义。一名优秀的秘书必然有着强烈的角色意识,并且在日常工作中会一直受到来自不同角色意识的严格要求,时刻提醒秘书工人员端正工作态度,做好本职工作,不推诿、不拖延。秘书机构更是组织中的“调和剂”,秘书人员对待领导敬重服从,对待同事真诚友好,能够维护组织团结,营造一种“政通人和”的工作氛围,使工作落到实处、组织高效运转。
加速秘书职业化进程。秘书工作古已有之,源远流长。为了适应新时代潮流,秘书这个职业需要强大的推动力推动职业化发展,而树立正确的秘书角色意识正是其基本动力。不论是初入秘书职场的新手“小白”,还是工作经验丰富的职场前辈,都应树立正确的秘书角色意识,提升秘书人员的整体职业道德水平,从而构建一支支具有良好素养的秘书队伍。通过社会群体对秘书人员认知的改变反作用于秘书职业,促进秘书从业队伍的持续发展,在使秘书这类社会群体得以扩充的同时,也增强秘书职业的社会影响力,让秘书的工作性质和内容更好地为全社会所理解、认同,推动秘书的职业化进程。

二、秘书的错误角色定位及影响

正确的秘书角色意识是秘书角色定位的前提和基础。在如今信息爆炸的时代下,各种利益交互冲击,很多秘书人员不能够正确定位自己,导致秘书人员的角色错位现象时常发生。这些问题轻则成为秘书活动的顺利展开的绊脚石,导致秘书和领导以及人民群众的关系紧张,重则影响秘书这门“常青”职业在社会中的地位,阻碍秘书职业化进程。

(一)秘书错误角色定位的表现

不能处理好问题,扮演“无能者”。所谓“无能者”就是秘书人员在工作中没有尽到职责,即秘书的角色失职。由于秘书工作性质特殊,一旦出现失职现象不仅会影响自身工作进度的开展,甚至给同事和领导带来不必要的麻烦。如公司领导与合作方会晤时,秘书人员未能合理把握社交礼仪等细节,导致公司损失惨重。出现这种情况一般非失职者主观意愿,主要由于秘书人员经验不足或考虑欠缺等客观因素,这是秘书人员个人素质不过硬的一种表现。
与领导称兄道弟,扮演“亲密者”。秘书工作的从属性决定了秘书的工作内容以领导为中心,除此之外也常会扮演领导生活中的“倾听者”一角,因此更容易建立一种与普通上下级员工更为密切的关系。作为秘书应该明白这种关系再密切也仅限于工作。但是往往有些秘书没有意识到这种关系再密切也仅限于工作,不能把握好与领导之间“交情”的“度”,导致为领导建言献策时,受制于私人感情而不能公正对待。还有些秘书自认为与领导私交甚好,不分场合称兄道弟,这种超过上下级之间越界的“亲近”不仅有损领导的权威形象,还可能引起反感,影响到自己工作前途。
替领导下达指令,扮演“二首长”。在许多单位和部门中,领导会将大小事宜交由秘书全权处理,从某种意义上使得秘书的职能权力得到进一步的扩张,使得有些秘书狐假虎威、拿着鸡毛当令箭。如自称“河北第一秘”的李真,5年间火箭式升官,年仅32岁便就任正厅级领导。但令人大跌眼镜的是,作为政坛新星的他私下多行贪污受贿之事,受贿赃款高达千万余元,最终锒铛入狱。据悉省委原领导常让李真传达指示、建言献策,长此以往,李真摸清了领导的性格和处事方式,处处诱导领导决策。更有甚者,下级员工把李真当上级领导的化身,使他成为真正事实上的“二首长”。正是上级领导的放纵酿成了李真的悲剧人生。有鉴于此,机关领导任人唯亲,过于纵容身边秘书人员的“胡作非为”的行为,将会为更多像李真这样的人打开谋取私利之门。
利用职务谋私利,扮演“经纪人”。所谓领导的“经纪人”就是指秘书人员做腐败领导的权钱交易的中介人,作为“经纪人”的秘书人员也会因为个人私欲的膨胀与一些合作方进行见不得光的交易。如安徽省淮南市原市委书记陈世礼于2008年12月7日因和自己的秘书王传东贪污受贿被法院判处死刑。据调查,王传东在任之际,利用自身秘书的权力,安排他人与陈世礼私下会面,而自己从中获得巨额收益。在陈世礼一系列的犯罪过程中,作为秘书的王传东成为了十分重要的幕后推动者。

(二)秘书错误角色定位的消极影响

错误的秘书角色定位给秘书工作者带来的消极影响是方方面面且会引起连锁反应的,主要分为以下几个方面:
引起领导反感,失去领导信任。如果秘书不能树立正确的配角意识而是过分表现自己,在言语、行为上有失实的表现,就会引起领导的反感。夸大其词,显得虚假;过分吹捧,显得虚伪。久而久之,领导就会产生戒备心理,逐渐失去对秘书的信任。
引起群众反感,失去群众基础。如果秘书只关注自身的工作前途,一味的想要讨好领导,处理好同事关系,而忽略群众的诉求,就会淡漠与群众的关系,从而引起群众的反感。若这种秘书长期得到重用,群众就会逐渐对领导失去信心,而整个单位就会失去最扎实的群众基础,那么工作的开展也会更加举步维艰。
    影响人际关系,工作难以开展。如果秘书对上阿谀奉承,对下颐指气使,人前千面、心口不一,势必会造成周围同事的非议与反感,想要高效的完成领导下达的指令就难上加难。这就要求秘书工作者与同级之间互相尊重、以诚相待,建立起和谐的人际关系。
引起不健康心理,阻碍自身发展。如果秘书不能够正确认识到自身工作的潜隐性,就会产生压抑的不良情绪。如帮助领导撰写精彩的文稿,但是所有的赞赏都属于领导,时间一长,秘书人员就会觉得自己在干吃力不讨好的工作,再加之秘书工作本身就细小繁多,就会忘记作为秘书人员该尽的责任和义务,从而压抑的心情会使得情绪低落,失去对工作的兴趣。长此以往,整个人就会变得萎靡不振,严重影响组织正常运转,而自身的发展也将停滞不前。

(三)秘书错误角色定位的原因分析

根治问题还需溯本清原、对症下药。笔者认为出现秘书错误角色定位的原因主要分为主、客观两方面:
主观因素:一方面,秘书人员自身修养水平不高。秘书人员和其他各行各业的从业人员一样,都被本行业特殊的职业修养和职业道德所规范着行为。就刚上任的秘书人员来说,对于秘书工作是充满新鲜感的。但在工作一段时间后会觉得秘书这一职位不仅工作繁忙,工资还低,达到入不敷出的一种状态。因而,很多秘书人员无法抵制住金钱和权位的诱惑,争名逐利、贪慕虚荣,最终误入歧途。
另一方面,秘书人员对自身角色认知不深刻。不论是社会群体还是领导上级都对秘书这一职业有着严格的角色定位要求。若是秘书人员不能做到清楚认识并理解秘书工作的特殊性,那么就不清楚自己的工作内容和领域,也就不知晓以何种角色开展工作,每天得过且过,从而产生角色模糊,甚至角色错位。
客观因素:一方面,在我国“官本位”文化深深影响现代秘书文化的构建,使得秘书人员把秘书工作当作通往成功的跳板,这种认识上的偏差让秘书人员“官”念过强,缺乏职业观、服务观,无法摆正自己的位置。
另一方面,社会群体缺乏对秘书职业的理性认识。在现代社会,不难看出,秘书这一职业并不是很受尊重的。社会大众普遍对秘书职业抱有偏见,给秘书人员营造一种消极的舆论环境。类似于“高级保姆”“高级参谋”等都是大众赋予秘书的代名词。正是在这些陈旧的、错误的理念和影响下,一些企业在招聘秘书人员是更加看中的是秘书的外在形象,而不注重专业技能等,更有甚者有些秘书随波逐流,动机不纯地利用自己的职权做一些非法犯罪之事,进一步抹黑秘书职业,阻碍秘书职业化进程的发展。最为重要的是,在这错误的偏见之下,不仅打击了在岗的秘书人员的工作积极性,还给即将上任的秘书工作者对自己从事的事业产生困扰等带来消极影响。

三、培养正确的秘书角色意识

秘书角色意识同其他任何角色意识一样,都是后天形成并在工作实践中培养起来的。秘书职业的角色特点决定了秘书角色具有多样性。一名优秀的秘书工作者,一定要树立正确的秘书角色意识,这对于加深职业的理解、提高工作效率,都有十分重要的现实意义。秘书人员可以通过以下几种途径培养正确的角色意识:

(一)加强自我修养,形成秘书角色意识

加强自我修养是秘书形成基本的、正确的角色意识的内在要求。要想形成基础的角色意识,秘书工作者就需要做到以下两方面:
一是加强专业知识素养。在岗和即将上岗的秘书要认真学习秘书学的理论和技能,利用业余时间阅读相关书籍或选择专业的学校进修,补充自己不懂的或从未接触过的知识,也可以在实际工作中向他人请教,借鉴成功经验,吸取失误教训,尽快掌握秘书所需的观念知识和有关规则、条例。以一种勤奋进取、积极向上的态度,逐渐接近和融入秘书工作的氛围中,适应秘书的工作规律。
二是提升道德素质水平。秘书工作者一定要明确自身所处职位的特殊性,虽然毫不起眼,但是所具有的权力是不容小觑的。因此,秘书人员要淡泊名利、毋忝厥职,处理大小事宜要刚正不阿,切勿以权谋私,更不能打着领导的旗号做影响社会正常秩序之事。同时,要勇于发挥“参谋”和“进谏”作用,积极为领导出谋划策,甚至提醒领导秉节持重、公事公办。所以,要想培养正确的秘书角色意识,就要做到加强自身修养,形成基础的角色意识。
(二)投身社会实践,强化秘书角色意识
    投身社会实践是培养和强化秘书角色意识的根本途径。常言道:“实践是检验真理的唯一途径”。[]秘书人员在学习了较多专业知识后,还须将自己所习得的专业知识运用到实践活动中,在实践中检验自己专业知识掌握的情况,逐步了解秘书工作必备的心理素质、行为规范以及技能技巧,从而丰富阅历、增长才干。
如,想要更好的扮演好领导助手的角色,秘书工作者就可以通过参与组织各种会议获取实践知识。学习如何处理某一问题所采取的方案、如何组织某项重大活动的整个流程等等,近距离的接触和了解相关事项的开展和解决的方法,做好记录和总结,以至于在领导交代处理各项大小事宜上能够从容面对。所以。,秘书人员只有通过实践活动来熟悉各种事项的操作流程,明确作为“助手”应尽的职责义务,才能扮演好“助手”这一角色,真正成为领导的“左膀右臂”。
此外,秘书工作者还需每间隔一段时间进行自我工作的反思,积累更多经验教训,以逐渐提高应有的素质修养,如树立自信、戒骄戒躁、严于律己等,以此来强化自己的秘书角色意识。
(三)获得他人反馈,稳固秘书角色意识
    获得领导、同事和群众的反馈是培养秘书角色意识的坚固保障。古语云:“当局者迷,旁观者清”。很多秘书人员在处理事项或与人交往时会有不恰当的行为而不自知,这就需要接受来自领导或者同事的提醒。一个秘书要想真正做到优秀且卓越,除了形成正确的角色认识,还需要善于接受他人的反馈。这种反馈可以来自社会群众、领导和同事。
例如秘书人员在日常工作中经常受到来自领导的表扬鼓励、同事的欣赏肯定,会让其保持积极的情绪投入到工作中,更加热爱秘书这门职业。而秘书认真工作的结果,使得整个组织的效率得以快速提高,那么秘书个人的能力得到认可,所拥有的权力也随之扩大,这是一种积极的良性循环。但如果他人的反馈是对秘书人员的误解,则需要秘书人员调整好自己的心态,摆正自我角色的位置,用事实证明自己。总得来说,不管获得的反馈好坏与否,作为秘书人员都应该做到有则改之,无则加勉,将其作为人生道路上的警钟,提醒自己要恪尽职守,稳固秘书角色意识。
结  语
机遇总是与挑战并存,在现今全球一体化趋势不断演进、世界形势日益多变的时代框架下,秘书这一职业迎来了前所未有的发展契机。在这一时代下,秘书人员不仅要具备一定的专业知识、专业技能等,更重要的是正确角色意识的树立。通过角色意识的培养,使得秘书工作者能够摆正自己的位置,杜绝渎职越权、贪污腐败等角色错位现象的发生,不断提高工作的积极性和主动性,从而提升秘书人员的基本能力和综合素质,为加快秘书的职业化和专业化的进程添砖加、添火加薪。
在顺应新时代的发展潮流下,作为常青职业之一的秘书又被赋予了更深层次的内涵。秘书工作者只有做到准确认识并理解秘书工作的新内涵,树立和强化正确的角色意识,才能真正做到“在其位谋其政,在其职尽其责”,获得更广阔的的提升空间,最终真正成为一名“有理想、有道德、有文化、有纪律”的合格的秘书专业人才。
 
 
 
 
 
 
 
 
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