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职业倦怠的成因探析及应对措施

作者2021-06-04 17:34未知
 

摘要 随着社会的发展,各行业间竞争不断加剧,在高压力的社会环境中,使得社会从业者会产生职业倦怠。秘书工作是一项具有综合性的辅助工作,需要在领导身边做好协助工作,身兼多职,可见工作量之大。所以,相比于其他职业,秘书更容易产生职业倦怠感,从而影响工作的效率,甚至个人的生活。本文旨在针对秘书职业倦怠现象进行相关分析,并找出其中原因,从而在这些基础上,提出相应的解决对策,希望可以更好的帮助从事秘书工作这个行业的人们,使他们能够远离职业倦怠的困扰,做一个永不倦怠的工作人员。
 
关键词  秘书  职业倦怠  对策分析
Analysis on the Causes and Countermeasures of Secretarial Job Burnout
Abstract With the development of society, the competition among various industries is increasing, and in the high-pressure social environment, social practitioners will produce job burnout. Secretarial work is a comprehensive auxiliary work, need to do a good job in the leadership side of the assistance work, multi-duty, visible workload. So, compared to other occupations, secretaries are more likely to produce a sense of job burnout, which affects work efficiency and even personal life. The purpose of this paper is to analyze the phenomenon of secretary burnout and find out the reasons, so as to put forward the corresponding countermeasures on the basis of these, hoping to better help the secretarial work in this industry  people, so that they can stay away from the troubles of job burnout and be a never-nothful worker.
Keywords  Secretary  Jobburnout Counter  Measure analysis

目    录
引  言 1
一、秘书职业倦怠的定义及主要表现 1
(一)职业倦怠的定义 1
(二)秘书职业倦怠的主要表现 1
(三)秘书职业倦怠影响分析 2
二、秘书职业倦怠产生的主要原因分析 3
(一)秘书职业倦怠的社会原因 3
(二)秘书职业倦怠的组织原因 4
(三)秘书职业倦怠的自身原因 5
三、秘书克服职业倦怠的主要应对措施 6
(一)秘书职业倦怠社会方面措施 6
(二)秘书职业倦怠组织方面措施 8
(三)秘书职业倦怠个人方面措施 8
结语 9
参考文献 10
致谢 11
 
 
 
 
 
 
 

引  言
当今社会发展进程加快,无论是科技信息还是日常生活,为了工作、生活和社会的进步,人们在高压状态下,脚步不停歇地继续向前奔走,长期处于这种环境中,人们的心理健康问题等等问题随之出现。秘书,是一份身兼多职的高负荷量工作群体,在领导周围,事无巨细,日常行程安排以及工作,均需要秘书来实现,秘书工作量之大,多重压力聚集一身[]。而人的身心调节能力又各不相同,在高负荷量的工作之下,秘书很容易对职业产生疲惫感,失去工作激情,从而出现工作疏漏,不能对心理因素进行及时调节,导致恶性循环,从而产生职业倦怠现象。所以,若想提高员工工作的积极性,增强企业员工的凝聚力,那么实施有效的措施来职业倦怠问题,这将给我们提供重要的理论依据。
一、秘书职业倦怠的定义及主要表现
(一)职业倦怠的定义
职业倦怠首先是由Freudenberger在1970年提出,并沿用至今。其含义是指个体在长期面对工作压力的情况下,身体得不到及时调节,从而在行为、情感和态度上呈现的一种衰竭状态。著名研究人员马斯拉池曾提出,职业倦怠由情绪衰竭、低成就感、去人格化三个部分组成[]。所谓情绪衰竭,是个体在情感上不愿再进行付出,情绪不稳定。低成就感表现在个体对目前所做的事情,觉得无意义或者意义不大。所谓去人格化,在高压的情况下,人们会产生一种情绪反击,直至无人格、无责任感。
(二)秘书职业倦怠的主要表现
职业倦怠是由工作压力堆积而出的情绪反击现象,表现为心情低落,成就感较低,身心俱疲。此时,从业人员无论在情绪、生理还是外在态度等等表现上均极为明显。[]
1.情绪方面
在情绪方面往往会出现工作不够热情,情绪焦躁,沮丧失落,容易嫉妒他人成果,对人情事物方面冷漠,工作效率不高,精神消极怠慢,工作敷衍。
2.生理方面
由于压力大,积极性不高,导致茶饭不思,从而引发生理方面的疾病,如失眠多梦,肠胃紊乱,体重下降,身体素质变差经常出现诸如感冒之类的一些小毛病,体重骤减,精力较差。
3.态度及行为方面
对事物缺乏思考性,工作不积极主动,人际关系淡薄,觉得做事无意义,常常会产生自卑情绪,工作机械,有较强的失败感,经常会因为一点小事与同事或家人进行争执,态度恶劣等等。太多行为都是由于心理压力所引起的,如果自身不能够及时调节,将会导致外在行为方面产生变化。[]
(三)职业倦怠影响分析
1.容易形成传染,阻碍社会组织发展
职业倦怠是一种由高压环境导致的身心不能及时调节,从而通过外在表现出来的现象,这种现象很容易感染他人,扰乱组织秩序。特别是秘书,秘书身兼多职,与企业各部门都进行沟通联系,一旦秘书人员产生职业倦怠,对企业其他员工会有一定的影响,企业内部会出现一种工作积极性不强,效率不高,做事时不懂得积极思考,与人员沟通时态度恶劣或者敷衍了事,整个团队的关系处于紧张状态,从而使团队的凝聚力松散,人员会出现无责任感,相互推卸工作。整个组织将会产生一种倦怠现象,这严重阻碍了组织的发展,这种形式慢慢地会呈现网状分布,最后影响整个企业,给企业带来不利的后果。
2.不利于良好的组织文化的形成
组织文化是整个团队凝聚力所在,以总体战略部署为依据,以人员安排作为结构支撑,通过组织文化贯穿整个组织的脉络,从而使团队朝着更好的方向发展。所以,组织文化是整个团队的精神寄托和灵魂伴侣,可以通过组织文化让团队的凝聚力集中,只要团队人员齐心协力,朝着一个方向努力,那么组织未来的发展指日可待。但当一个团队出现职业倦怠现象时,人心不齐,工作状态散漫,他们就像一个精神毒瘤,慢慢侵蚀着组织文化,朝着不好的方向发展,内部人员办事推脱,拉帮结派,无责任感、无担当意识,而秘书人员,对接企业中各项大小事务,具有承上启下作用,同时代表着企业形象,一旦秘书人员的工作产生倦怠现象,她将会影响到企业的所有人,更不利于良好的组织文化形成。
3.破坏组织外在形象
秘书人员不仅仅是要同内部人员打交道,还要同组织外的人员进行沟通,可以说,秘书人员代表组织形象,是组织的窗口。他们代表组织与外界进行沟通,秘书人员的行为、情绪以及职业素养,均能从言谈举止中体现出来,当让一个产生职业倦怠的秘书人员同外界沟通,在待人接物方面不够热情友善,也不顾组织利益,没有担当,造成外部人员通过秘书产生了不满情绪或者不信赖感,他们仿佛透过秘书人员看到背后的企业也是如此,从而损害企业形象,减少了合作商的合作量,破坏组织利益,并且这样的现象很快会呈网状发展,一传十,十传百,从而破坏组织形象,影响企业发展。
4.失去工作激情,阻碍个人进步
职业倦怠现象的出现,不仅是对企业利益损害,同时还影响着个人的未来发展。一个人如果想未来发展的好,首先要保持着长久稳定的工作激情,强大的个人能力,丰富的工作经验,过硬的专业技术,一定的资金流,外加一些运气。当秘书人员出现职业倦怠现象时,即使他有着过硬的工作能力,但是由于没有工作激情,从而失去目标,产生倦怠感,缺乏自身完善意识和竞争意识。较低的成就感使他没有动力继续完成自己的工作,工作上业绩不突出,随波逐流混日子,如果不能及时调整好职业倦怠情绪,那么这类的秘书人员,即使换了别的工作也会延续这样的状态。这种状态一直持续下去,员工的自身能力慢慢下降,从而影响个人发展进步,以及未来的职业生涯。
二、秘书职业倦怠产生的主要原因分析
使秘书产生职业倦怠现象的原因,可以通过理论和实际情况进行分析,借鉴相关研究人员的理论研究,对现象产生的原因进行阐述,可以从五个方面进行知晓,即品格、知识、能力,情感和机会[]。以主体进行支撑的,分别是知识和能力,以核心进行围绕展开的是品格,贯穿整体脉络并对其产生影响的是情感,外加一点调味剂进行补充的是机会。所以在研究秘书职业倦怠出现的原因时,我们就从这几个方面进行着手。
(一)秘书职业倦怠的社会原因
社会的不认同感和舆论的偏差。对于秘书这一职业,与领导人员近身工作,同时从业者多为女士,少部分为男士,再加上电影电视作品中,对秘书的形象塑造,造成了一些我们对秘书的偏见,将女秘书塑造成通过各种手段,破坏人家庭的心机女,将男秘书塑造成靠女人上位的软饭男。并且社会上出现了这样的个别案例,将该职业更是推向了舆论的风口浪尖,社会群体以偏概全的去将这种舆论导向不利的方向发展,产生歧视。从而对企业秘书这类职业形成不了自我认同感,对该职业的尊重意识比较低。
随着经济的发展,小微企业逐渐出现,并占据全国四分之三的市场,随之企业领导者需要有专门的人员对工作和生活的事物进行打理,秘书的工作地位逐渐得以提升。当今时代对秘书的要求,在心理素质和身体素质的各个方面的要求都较高,秘书要处理各项事宜,身兼多职,以人品作为企业选人的基础,除却较强的工作能力,还要具有逻辑思维,知晓法务相关事宜,熟悉国家当前政法方针,通晓经济、合同法,做好形象公关,具有超强的语言能力(方言、外语)。由于秘书需要承上启下,与公司各部门人员进行沟通,协调工作任务,除却细心、临危不惧外,还需陪同老板接待客户。台前幕后工作,承担着巨大的工作量,而所做的业绩又经常被人忽视,从事秘书行业的人经济待遇不高,政策上也没有太大的升值空间,常常会产生失落感,产生自我否定情绪。
社会对秘书行业的认同感较低。其一是社会定位,企业进行秘书招聘时,通常是作为辅助领导进行日常工作和生活处理事宜,以领导为中心展开工作,在工作中很难有自己的主张和思想。对于处在高位的秘书人员,本人要精通各国语言,有较强的工作能力,时十分优秀的角色,但是,在秘书职业生涯中,很难发挥自己的个人作用,通常是按照上级领导思维去执行。其二,社会地位不高,秘书虽然在企业中身兼多职,管理各项事宜,但自身权利不大,地位不高,所行使的权利是领导批准执行的话语权,或者辅佐企业部门行使的权利,手上并没有实权,在很多人眼中相当于是传话筒的作用,从而导致秘书人员的社会认同感较低。
(二)秘书职业倦怠的组织原因
组织的体制和管理方法,影响着秘书的处事行为以及思想转变,例如,体制中的公平与否,硬件条件的保障行为,工作内容是否重复以及职业生涯的发展情况等等。下面对其进行具体叙述。
第一,组织公平感的倾斜和缺失,激励措施落实不到位。个体在组织中感受的公平感,会带给个体强大的动力和安全感。秘书人员在组织中默默做出了很多贡献,而在组织进行资源分配时,往往忽视了这点,让秘书产生低成就感,内心的愤怒和不公情绪,从而产生职业倦怠,影响日常工作效率,会引起一连串其他连锁反应。在政府机要部门工作的秘书,个人工作能力越出色,会让上面领导和下面沟通人员产生认知定型,无法找到人员代替他的工作,同时也限制了其其他能力的施展,在该岗位待的时间较长,也降低了其他人员升职提拔的机会。对于那些个人工作能力素质相对较低的秘书,他们很难得到提升和锻炼的机会。
    根据动机激励理论中的强化理论进行分析,外部因素对人意识的影响较大,而意识又控制人的行为,而控制行为因素会提高行为的重复可能性。运用激励强化理论,[]对秘书工作进行表彰,资源合理分配,经济或者精神上的鼓励,可以增强秘书人员的职业认同感,发挥更多的自身价值,为企业创造利润。反之,如果忽视秘书人员的工作,则会造成秘书的职业倦怠感。
第二,工作的硬性条件缺乏保障。通常办公环境干净整洁,办公设备配备不够完整,或者配备较低,从而影响办公效率,员工相处氛围紧张,薪资待遇较低。办公设备的配置,影响着办公效率,间接影响着办公人员的心情。在员工之间的交往中,秘书起到承上启下的作用,进行筹划沟通时,需要跟企业各部门各色人进行沟通,涉及到原则和利益,使部分人员产生抵触反感情绪,或引起人际关系紧张,心情烦闷失落,进而影响工作。薪资待遇较低,企业所给出的薪资是衡量个体为企业创造的价值,秘书的工作量较大,心理和行动上承担的压力较多,而付出与回报不能形成正比,会造成秘书人员产生心理落差,从而引起职业倦怠现象。
第三,工作内容的过度复杂重叠。秘书人员需要承担的工作量较大,事情较为繁琐,企业内没人管的事情,都需要秘书进行处理,在做好本职工作之外,还需要处理一些突发情况和岗外工作,高压环境下,会造成秘书人员的心理不适现象。
第四,不能对员工的职业生涯进行科学规划。职业生涯的规划是根据个人对未来行业的发展进行的规划,包括对每个时间段进行大致安排[],职业规划对职业生涯起到促进作用,两者紧密相连。企业对内部员工进行培训时,通常会对专业性或具有理论学术性的人员进行培训,秘书职位人员,很难享受这种培训待遇,未来职业晋升的渠道,往往机会渺茫。中国有句古话:“三百六十行,行行出状元”,各行各业的人只要做到顶级都是人才,所以企业应该加强重视,避免秘书人员出现职业倦怠。
(三)秘书职业倦怠的自身原因
第一,个人的条件、特质和认同感缺失。秘书人员产生职业倦怠现象,除了受外界环境的影响,还有自身因素带来的影响,每个人的性格,和自我调节能力都不一样,在处于长期高压的环境中,秘书人员的性格、抗压能力、自我调节能力以及对外界事物的感知都会影响职业倦怠的出现。受其自身条件的影响,例如工作年限、工作经验、工作心态、生活压力等等。工作时间越久,为人办事儿也学会了圆滑,很多事情都会假手他人,懂得职场的游戏规则,做事瞻前顾后,反而错失了更多的机会。初入职场的人员对工作会抱有极大的热情,虽然很多想法往后会证明是异想天开,不一定能落实,但创新性较强,为企业注入新鲜活力。拥有乐观向上的心态,心态对人来说是很重要的,每个人看待事物的角度不同,这也是由心态所决定的,工作时间越久,心境发生的变化越大,如果能一直保持乐观心态,会减少秘书人员的职业倦怠感。秘书人员的生活压力,受到家庭和经济因素影响,双重角色的带入让秘书人员倍感疲劳,从而影响秘书人员工作的积极性,产生职业倦怠。
第二,本领恐慌的危机。随着社会的发展,智能化的上升,企业对员工具备的条件要求越来越高,由于秘书人员在工作中,身兼多个负责,事务较为繁琐,处于高压状态下,身体疲劳,在时间和精力上,很难去提升自己,如果秘书人员已经成家,那么他需要分担一些精力和时间,为家庭付出做贡献,所以更难去充实自己,在本领技能方面,除了日常工作所积累的经验,基本处于吃老本。如果处于一定级别的秘书,他所服务的上层领导,发生工作变动,他也要随之变动,在新的工作环境中,他需要掌握更多的知识技能,去应对全新的工作局面,这对秘书人员来讲,也是一次重大的考验。
三、秘书克服职业倦怠的主要应对措施
(一)秘书职业倦怠社会方面措施
当前国家提倡以人为本的政治理念,凡事要站在人的角度进行考量,人人平等,职业不分贵贱。加强社会对秘书人员的尊重和理解,增强秘书人员自我实现价值和认同感,对于秘书人员的职业,希望媒体给予正确的宣传报道,减少社会舆论压力。广大人民群众听该以宽容的态度去接受各行各业服务者的付出,支持和鼓励各行业全方位发展,以公平严谨的态度对待秘书职业,并有效对秘书职业倦怠进行合理防控。
(二)秘书职业倦怠组织方面措施
从组织机构的角度来看,能改善秘书职业倦怠的情况主要有三个方面:减轻工作负担,增加人文关怀,建立晋升机制。
第一,优化激励机制,重视组织公平。对于各行各业的服务人员,只要做出成绩,就应该得到公平对待,包括物质和精神上,予以激励。激励机制,对组织来讲可以增强人员的向心力,同时更能激发服务人员的潜力和价值。据相关数据表明,95%的在岗员工受到激励,内心的自我调节能力会得到提高。所以组织需要重视激励机制,可以有效降低职业倦怠。同时组织的公平也很重要,对于资源配置要合理,可避免组织内部出现矛盾,增强组织凝聚力,以及对领导人员的信服力,可以有效降低职业倦怠现象。马斯洛需求层次理论显示,在进行员工激励时,要根据其自身需求进行奖励,例如,对于高端层次的优秀人才,在进行激励时,要有丰厚的物质激励和精神激励,二者缺一不可,并给足这类人才发挥的空间,减少组织的条条框框对其产生的束缚感,从而激发其潜在价值,降低职业倦怠。而对于大多数中低层员工,物质激励和精神激励也同样要有,但物质激励明显更为实用,要根据其定位不同,所以侧重方向也要有所改变,结合绩效考核和薪酬分配方案,激发员工工作热情度和积极性,给足未来升值空间,可以有效降低员工的职业倦怠感。[]
  第二,加强企业人文关怀,解决后顾之忧。不忘以人为本的中心原理,建立平等的劳务关系,为其提供人性化的工作条件,尽可能的解决秘书人员所担忧的问题,尊重秘书人员的付出,给予相应的回报,对于秘书人员的工作技能提升,企业应全力给予支持,根据个人能力的突出,合理的给予工作晋升空间和薪资回报,对组织内极度紧张的关系适时给予调解,如果组织内部的人员,因个人关系的不愉快而影响工作进度,要适当的进行心理辅导,帮助适当的调节心理压力,使秘书人员的工作顺畅。定期进行沟通,有助于增强企业内部人员关系,增强向心力,这也是降低员工职业倦怠的重要措施。针对个人问题进行适当解决,例如,解决买房难,企业给予购房基金帮助,并给予一定年限的无息贷款,通过这种方式可以吸引人才并挽留人才。解决找对象难,定期举办企业间的联谊活动,对大龄未婚男、女青年,可进行组织内部联谊或组织外联谊活动,解决个人问题,免除后顾之忧。解决孩子上学难,对于企业外地服务人员的孩子上学困难问题,企业可推出“引荐活动”,”托幼服务”,解决子女上学问题。解决看病难,在城市中,医院的繁琐手续使很多病人不能及时看病,走流程安排和排队,浪费了大量时间,不能及时解决问题,企业可建立医疗保障科室,对一些小疾病,自我购买药品,使问题得到及时解决。上述的解决措施,都可以为秘书人员提供人性化服务,当然也包括企业内部其他员工,这也降低了企业员工的职业倦怠感,同时激励了秘书人员的自我价值。同时企业内部员工积极向的上情绪,乐观和谐的心态,也能降低企业员工的倦怠感,避免秘书人员进行沟通时产生不良情绪,使企业的工作效率事半功倍。
第三,丰富岗位内容与轮岗,激发秘书人员的工作积极性。通常秘书人员的工作是较为复杂的,并且工作岗位单调,由于长期处于组织内部的单一岗位,没有晋升空间,也没有岗位调动,甚至工作内容一尘不变,或者复杂多变。可以通过丰富秘书人员的岗位内容,来增强秘书人员的学习能力,降低职业倦怠感。还可以对秘书人员进行岗位调动,当秘书人员有能力并且有意向,可以对其开放岗位调动,增强技术人员的积极性,也能够激发秘书人员其他的工作能力,不至于使企业错失人才,同时也是有效的缓解职业倦怠的一个措施。
第四,做好职业生涯管理工作,有效推动员工成长。企业为员工制定职业规划,可以使企业员工能力提升的同时,快速成长,避免在工作过程中,由于工作时间较长,没有工作目标,而迷失方向。企业可以为员工的职业生涯,开通培训课程或者心理辅导等等。通过网页测评活动对员工的职业生涯规划进行相关分析,增强员工职业规划意识,进而提升员工的工作能力,成长概念,从而为企业创收。企业要为员工普及只有通过脚踏实地,辛辛勤勤付出努力,才能得到最终想要的目标,不要想着一劳永逸。随着社会的进步,企业员工也应结合时代的发展不断提升自己,这个过程学到的东西,对以后在所在的职位上,解决相应事务和突发状况都有所帮助,职位应与能力匹配。同时也可以通过内部和外部人员对企业内在岗人员进行星级评定,以此来督促人员的成长。针对自己的评定结果和相应的意见,进行自我完善,进行岗位考核,通过实事求是的成绩,对企业优秀人员进行选拔,给予提升空间,及时合理的进行修改职业生涯规划,彼此快速督促企业内部员工的成长。
(三)秘书职业倦怠个人方面措施
首先,员工要适时进行自我调试,增强职业认同感。[]
外界环境的影响占一部分,重要的还是员工自我价值的肯定,结合自身情况,及时适当的进行自我调节。[]一个人面对高压,最好的办法就是自我调节,对于高压环境下产生的倦怠感,可以通过自我暗示、情境转移等方法进行自我调节,拓宽社交圈子,多结交朋友,与他人交流沟通,通过运动、旅游、爬山、唱歌、跳舞、绘画等等,都可以改变自己的心态,对自己的生活朝着乐观、开朗的方向前行。对自己的职业认同感也是很重要的,当一个人从事某个行业,一定是热爱这份工作,因为热爱,所以有激情,所以能够坚持下去。内心强大的人,是不会在意外界的看法,外界的看法只可以作为参考,能够提升帮助自己,提供借鉴,如果是对自己的精神进行摧毁,那么自己可以无视它的存在,只要忠于自己,任何情况下自身都能够及时进行调节。增强秘书职业的认同感,发现自身职业的优点,例如,变能力强、不卑不亢、吃苦耐劳等等。要懂得欣赏自己,热爱读书,不断从书本中获取知识,进行自我提升,在别人看不到的时候,悄悄努力,使自己变得强大。扩宽社交面,在与他人交流的过程,也是一个学习的过程,从他人身上学习到乐观的心绪,待人接物的方法,与他人交往时要有原则有底线,朝着积极乐观的方向发展,自身的价值也将得到升华。
其次,积极提高自身业务能力。
外在的为人处事和内在的自身调节,对秘书人员都是起到辅助作用,在工作中想要占有一席之地,自身业务能力一定要过硬[],做事才可以得心应手,如鱼得水。秘书的工作就是身兼多职处理各种问题,以及应对突发情况的解决能力,要自身具有较强的责任感和组织荣誉感。除了负责日常的工作,还要对岗外其他别人不做的工作进行及时解决,这就体现了秘书人员的综合能力,及时调节心理因素,增强自我的认同感和成就感。初入职场的秘书人员,由于工作时间较短,工作经验不丰富,导致业务出现纰漏,而引起上层人员的指责和下层人员的抱怨,对于这种情况,要及时处理好自身情绪,不要因此而产生愤恨,关键是要靠自己的努力,只有业务能力变强了,自身能力过硬,就会得到他人认可,具体来说,秘书要多针对性地涉猎文史哲方面的知识,有目的地学习各种应用文的写作,提高自身写作能力;同时不断提高人际交往能力,促进各种关系的和谐,有利于促进秘书的心理健康。
 
结  语
本文通过论述秘书人员在高度紧张的社会情况中出现的职业倦怠现象和这一现象导致的连锁反应,进行及时发现和及时解决。通过外在环境的相应改善,和内在情绪的自我调节,努力克服秘书人员产生职业倦怠感。面对发展中的社会,秘书人员要及时补充自身能量,提升职业素养,积极调节自身情绪.与此同时,企业也要给予秘书人员公平合理的对待,肯定秘书人员的付出,并实行激励机制。由于分析能力有限,视野眼界有限,综上对秘书人员的职业倦怠分析还存在不足之处,希望随着社会的发展,此问题能够得到继续的研究。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
参考文献:
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致  谢
回首四年的求学历程,时光荏苒,转眼大学生活已画上句点,四年前,自己刚刚步入校园的样子记
 

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