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论古代秘书选拔制度对现代秘书选拔工作的启示

作者2021-06-04 16:26未知
 

 
摘要 秘书工作在我国由来已久,古代的秘书主要是指负责掌管典籍或起草文书的官员,他们的存在对于君王巩固封建统治有着举足轻重的作用。因此,其选拔制度也随着朝代的更替不断地发展和完善。其中有一些秘书选拔的标准和措施对于我们现代选拔秘书和任用秘书仍有着重要的借鉴作用。本文通过研究我国古代的秘书选拔制度,分析其主要特点,取其精华,去其糟粕,将古代秘书选拔制度中有益的成分应用到现代的秘书选拔工作中来,丰富现代秘书选拔制度的研究方向,为现代选拔秘书做出指导,对现代秘书的选拔方式进行完善,推动现代秘书选拔事业的发展。
 
关键词 古代秘书选拔制度  特点  德才兼备  启示
On the enlightenment of ancient secretary selection system
to modern secretary selection
 
Abstract Secretary work in China has a long history, the ancient secretary mainly refers to the official in charge of the classics or draft documents, their existence for the king to consolidate the feudal rule has a decisive role. Therefore, its selection system also developed and improved with the replacement of the dynasty. Some of the standards and measures of secretary selection are still important reference for our modern selection and appointment of secretaries. In this article, through the research of ancient Chinese secretary selection system, analyzes its main features, the good and discard the dregs, the application of the composition of ancient secretary selection system beneficial to modern secretary selection, enrich the research direction of modern secretary selection system, make guidance for the modern secretary selection, the selection of modern secretary manner, promote the development of modern secretary selection.
 
Key words secretary selection system in ancient times  feature  to combine ability with character  enlightenment

 
目    录
引  言 1
一、 古代秘书选拔制度的产生和发展 1
(一)秘书工作的起源
(二)古代秘书选拔制度的发展
二、古代秘书选拔制度的特点
(一)服务于封建专制统治
(二)德才兼备,以德为先为首要标准
(三)选拔方式多种多样
三、古代秘书选拔制度对现代秘书选拔工作的启示
(一)注重个人才能和品行
(二)强调实践能力和工作经验
(三)选拔观念要与时俱进
结  论
参考文献 8
致  谢
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

引  言
我国的秘书选拔工作源远流长,上古时代的“史官”和“纳言”可看作是最早的秘书官。领导机构的出现和文字、文书的产生促进了秘书人员的出现,而随着国君对于秘书人员素质要求的不同,秘书选拔制度也不断地变化。中国古代的秘书选拔工作经历了从发轫到初步形成到最后逐渐成熟的过程。虽然我国古代的秘书选拔制度大多为了适应封建统治而存在,但有一些标准和措施在现代仍然具有很大的借鉴意义。
学术界对于秘书选拔制度有很多相关的研究,主要分为两类:对于古代秘书选拔制度演变流程的研究和对于某一特定时期的秘书选拔制度的研究。但学者们大多侧重于古代秘书选拔制度的分析,而对于近现代的秘书选拔制度的系统整理和古今秘书选拔制度之间的异同的研究比较少。因此,对于秘书选拔制度的这一话题还有很多值得考证研究之处。本文尝试通过分析古代秘书选拔制度的发展过程和特点,从中获得启迪,用于新形势下的秘书选拔工作。
一、古代秘书选拔制度的产生和发展
(一)秘书工作的起源
   关于我国古代秘书工作的起源问题,经过学术界很多学者的分析和研究,已经有很多的结论。其中,被普遍接受的一种结论是:我国古代秘书工作的产生主要有两个条件,即领导机构的出现和文字、文书的产生。
领导机构的出现是秘书工作产生的基本社会条件。在原始社会后期,“人文初祖”——黄帝便出现了。黄帝的出现标志着我国进入了以血缘关系为纽带的父系氏族社会,并逐渐开始向奴隶社会过渡。随着氏族,胞族的出现,各个群体开始拥有自己的生活习惯、方言、宗教等,并且出现了部落首领来管理整个集团,如轩辕、唐尧、伏羲等。各个集团的产生为其领导人带来了繁杂的公共事务,这些集团领导人势必会组成相应的管理组织来辅助其处理公共事务,由此就诞生了为领导人处理集团事务提供辅助性帮助的秘书工作。因此领导机构的出现便是秘书工作形成的社会基础。
文字和文书的出现是秘书工作产生的重要物质条件。据近代考古学家考古发现,在原始社会晚期已经有了简单的文字,如在西安市地一个原始遗址中, 考古学家就发掘出一批原始先民刻写的文字,有专家指出,这批文字与殷商时期的甲骨文颇为相似。这些文字虽然属于原始文字,但是它们也可以用来表意、记事和传达公务活动。由于这些文字的出现,语言在管理公共事务中的不足得到了很好地弥补,时间和空间上的局限性被突破,集团领导人需要制定的各项规章制度和颁布的命令可以运用文字来写成书面材料,制作成文书,便于更好的对集团进行管理,于是公务文书随之产生。因此,文字和文书的出现对于秘书工作的产生起到了必不可少的作用。
由此,我们可以看出在原始社会后期,秘书工作产生的条件就已经大致具备了。当然,这种秘书工作在现在看来还是很原始的,很不成熟的。因此,原始社会时期的秘书工作只能被认为是秘书工作的起源阶段。
(二)古代秘书选拔制度的发展
秘书工作的出现为秘书选拔制度的产生奠定了基础。秘书的选拔和任用对于秘书工作的实施具有很大影响,选拔任用得当,秘书工作则兴,反之则衰。因此,古代的统治者对于秘书选拔尤为重视,并且在长期的实践中逐渐发展和完善秘书选拔制度,培养了一批名垂青史的秘书官员。
夏朝的建立标志着氏族社会的瓦解,奴隶制社会的出现。国家的建立和官职的出现,行政管理制度也应运而生。夏商周三代,史官是主要的秘书人员。他们的职责主要是记录君王的言行、起草各类文书、掌管宫中典籍以及协助君王处理政务等。这段时期,史官的选拔方式都是通过家族传承、世代相袭的方式来进行继承的。
秦代选拔秘书的方式也是世袭相承。这个时期的秘书人员被称作“史”,主要负责文书工作。秦代设立了专门培养秘书人员的学校,从事史官工作的人必须将其后代送入该学校学习基本的技能后才有资格担任史官,非史官后代没有资格进入这个学校。除此之外,秦代时还规定,凡是犯过罪的人都一律不能担任文书工作,否则将会被治罪。
“秘书”一词在汉代首次出现,但此时的“秘书”是指宫中珍藏的典籍。东汉后期,“秘书”开始正式作为一个官职出现。因此,汉代选拔秘书人员的标准也发生了很大的转变。汉代选拔秘书人员更加注重考察应试者的学识和基本的业务能力,选拔方式主要采取征辟、察举等。其中,对于中央的尚书台和御史府任用人员的选拔标准相对较高。统治者明确规定,参加这些部门选拔的人员都不能低于17岁,并且需要会背9000字以上的籀文,除此之外,还需要熟练掌握大篆、小篆、隶书等八种字体。
魏晋南北朝时期,“秘书”一词的意思由汉代的典籍开始转变成负责文书工作的人。魏晋南北朝选拔秘书时对于应试者业务能力的要求也更高了,通常采用察访的方式对其进行评定,择优录取。应试者必须具有很强的文书写作能力,文书写作要具有专业性,文书质量要高,书面字迹要清晰美观,文书内容要求直言,具有实用性。
唐代时经济、政治、文学都快速发展,出现了“贞观之治”、“开元盛世”的繁荣局面。秘书选拔的标准也更为全面。这个时期通常采用科举制的方式来选拔秘书官员,选拔的范围逐渐扩大,但应试者要通过层层考验才有机会担任秘书人员,首先进行地方州县的考试,再由尚书省的礼部进行考试,最后再由吏部进行复试授予官职。唐代对于秘书人员的要求也特别全面,应试者必须要样貌端正,口齿伶俐表达清晰,文学修养高,对于政治事务有一定的判断能力,在公文写作方面有较强的才能。此外,唐代还设有翰林学士作为皇帝的私人秘书。由于其服务对象的特殊性,对于翰林学士的选拔条件更为严苛。除了要具备上述的基本素质外,翰林学士还要拥有强烈的保密意识和清廉意识。翰林学士在公务活动中必须作风端正,保持公平公正,不结党营私,不趋炎附势。唐代的秘书选拔制度在前朝的基础上得到了发展和完善,扩大的选拔的范围,提高了选拔的标准,体现了统治者“任人唯贤”的思想。
宋代的秘书选拔制度和唐代的有共通之处,都采用考试的方式来选拔秘书人员。宋代在中央和地方都设立了秘书官员并且有严密的选拔管理体制。宋代设立宏词科来选拔文字秘书,但此类秘书的门槛特别高。应试者必须取得进士才能有机会参与选拔,目的是为了选择知识渊博,文学功底深厚,熟悉经史的考生。此外,宋代对于应试者的文书写作能力要求也很高。所有应试者要以制、诏、书、表、檄、铭、记、赞、颂等十二种文体为题写两篇公文交予礼部审阅,被评判为合格者方可进京参考。宋代的秘书选拔过程中对秘书官员公文写作的严格要求提升了他们公文写作的能力,推动了秘书事业的发展。
元代的秘书选拔制度开始走向成熟。这一时期,秘书官员的选拔有以下几项标准:首先应试者身家必须清白,有可靠担保人为其作担保,再由监察院进行审核。其次,应试者必须要有良好的道德和品行,办事谨慎踏实,作风廉洁。再次,对他们的业务能力进行考察。最后,考官还重视应试者的实践经验,看他们是否担任过公职。只要有任何一项不符合规定,秘书官员都会面临被罢官。元代严格的秘书选拔标准使得元代秘书官员的素质得到了大幅度的提升。
明代的秘书官也是通过科举考试的方式选拔出来。进士可以通过馆选获得到翰林院进一步学习的机会,然后担任中央机构的秘书官员。地方政府中的秘书则是由贡士、进士担任。明代对于秘书官员的处理基本业务的能力十分看重。这些进士通常要进入中央或者地方的一些机构进行熟悉工作,锻炼能力和提升自我后才能够正式被授予官职。这些举措加强了秘书人员的业务能力,有助于提高秘书工作的质量,对秘书选拔制度产生了重要的影响。
清代的秘书选拔制度已经趋于完善。秘书官员是经过层层选拔而诞生的,其中军机处的军机章更是由皇帝亲自决定是否能够任用。由于军机处通常会接触到朝中机密,因此选拔的条件更加严苛,主要有以下几点:样貌得体,品行端正;聪明伶俐,精明强干;熟悉公文写作,在快速成文的基础上保证书写字迹清晰端正;做事小心谨慎,守口如瓶;与高官不得有任何联系,避免结党营私。这些秘书选拔的要求使得军机处的秘书官员个人素质和办事效率都得到了有效的保障。
总之,古代的秘书选拔制度从发轫到形成再到逐渐完善经历了一个十分漫长的过程,但是每一个朝代在这个过程中都起着不可忽视的作用,都值得我们去仔细研究。
二、古代秘书选拔制度的特点
古代的秘书选拔历来受到统治者的重视。秘书选拔制度的完善是为了适应统治者巩固政治的需要。纵观古代秘书选拔制度的演变,我们大致可以总结出三个特点:服务于封建专制统治、德才兼备,以德为首要标准以及选拔方式多种多样。
(一)服务于封建专制统治
   自秦以来,君主专制封建集权不断加强,用于选拔秘书官员的制度从根本上来说也是封建专制制度的产物。它的存在是为了服务于封建专制统治。选拔出来的秘书官员大多为的是帮助君主起草公文,处理日常政务以及辅助君主进行决策,并没有决策协调的权利。即便这样,秘书机构和秘书人员的权利依旧总是处于不断被削弱和制约之中,其主要目的是保证君主权利的至高无上性。文书是君王传递政令的工具。在历代的秘书选拔制度中,对于文书写作的要求极高,呈给君王的文书也有标准的格式。文书的开头必须将书写者的官职、爵位、姓名书写上,然后附上“臣昧死上言” 或“臣昧死再拜上言 ”,文末则要以“稽首以闻”或“死罪死罪” 来表达对君王的尊重和敬畏。[]文书写作中遇到与君主名字相同相似的字都要用其他的字代替来避讳,传达政令的文书也必须要有君王的玉玺盖章才奏效,这些措施的颁布很大一部分原因是为了保证君王地位的独一无二性。此外,小心谨慎、清正廉洁、保密观念这些词都曾作为秘书官员选拔的条件出现,这也足以说明秘书官员是服务于王权和封建专制统治的。总之,古代的秘书选拔制度是封建制度的附庸,是用来维护封建专制统治的重要工具。
(二)德才兼备,以德为先为首要标准
    想要成为一位优秀的秘书,前提是要有专业化的知识,但光有知识而德行不当依然无法受到统治者的重用。因此,德才兼备,以德为先是古代秘书选拔的首要标准。古代秘书官员的选任都是经过层层考试择优录取,应试者大都博览群书,才学过人,并且熟练掌握文书写作。西汉制定的《尉律》规定:“ 学憧十七岁以上,始试,讽籍九千字乃得为史。”这说明,应试者从小就要接受识字和书写教育,等到17岁参加史官选拔时要能够背诵籍书九千字以上才可以,这对于应试者有很大的要求。 除了基本的才学和业务能力,古代选拔秘书时对于还十分注重个人的道德操守。秦代时就曾明确以“凡为吏之道,必精洁正直,谨慎坚固, 审悉无私,微密纤察,安静毋苛,审当赏罚。”为选拔原则,还提出“五善五失”的制度,秘书官员必须要遵守“五善”避免“五失”来提高个人素质。[]汉承秦制,对于秘书官员的德行也十分注重。唐代时设立了“四善二十七最”来督促秘书官员的学识和德行,加强官员自我约束,提高其工作效能,。宋代时,宋仁宗则强调“两制词臣,以文章为职业,然须材识周敏,操履端方,乃可副朝廷中外任使也。”,由此可见,宋代选用秘书官员时也特别注重一个人的道德操守。总之,这种以德才兼备,以德为先为首的选拔标准在古代极为重要,也正是这种严格的标准,使得中国古代涌现了一批优秀的秘书人才,苏轼、屈原、魏征都是重要的代表人物,他们都为我国古代的秘书史上留下了浓墨重彩的一笔。
(三)选拔方式多种多样
古代选拔秘书人员的方式并非一成不变的,而是随着朝代的更替,选拔方式随之改变。因此,秘书官员的来源也十分广泛。历代选拔秘书官员时使用最多的就是科举考试。从隋朝初创科举制度以来,它就一直被用来选拔官员,古代的很多秘书人员都是通过这个方式任选的。这种制度的优势就是打破了门阀制度,扩宽了选拔的范围,使得秘书人员的来源更加广泛,对于秘书人员的高要求也使得他们的素质更全面。但是,很多朝代秘书人员的选拔并非只通过这一种方式。唐代时特别注重基层经验,唐中后期关于中央秘书人员的选拔就有明确的规定:“凡官,不历州县不拟台省”,意思就是说,但凡是三省六部的中央台省官员,都要有在地方州县任职的经历。宋代时真宗因为看重杨亿的才能,甚至没有经过繁杂的选拔程序直接将他纳为自己的贴身秘书官员。元代朝廷选拔秘书官员时规定“首论行止,次取吏能,又计月日多者为优”,由此可见,元代除了使用科举考试选拔秘书官员,还特别强调官员的工作经验,因此会常常从具有相关实践经验的官员中进行选拔。明代时朱元璋主张使用在使用科举制度的同时采取举荐的方式来收纳秘书人才,使官员入仕的渠道得到了拓宽。清代时幕客制盛行,成为科举考试外另一个选拔秘书人员的重要途径。幕客制选拔的主要是私人秘书,其选拔秘书人员的特点是不以他们的出身、功名、样貌等为限制条件,只要有一方面的才能可以得到主人的认可就能够被任用。这种唯才是用的选拔方式使得很多普通人的才能得到了赏识和利用,对秘书制度的发展起到了很大的推动作用。除了这些以外,世袭相承制、察举制、征辟制等都是古代选拔秘书的重要方式。虽然有些方式在如今看来弊大于利,但是它们在一定程度上都为古代秘书选拔方式的多样化做出了贡献。
总之,古代的秘书选拔制度是逐渐发展起来的。虽然,它的存在很大程度上是为了服务于封建专制统治,但其德才兼备,以德为先的选拔标准和多样化的选拔的途径一定程度上是值得我们借鉴的。
三、古代秘书选拔制度对现代秘书选拔工作的启示
古代的秘书选拔制度虽然存在着诸多弊端,但是在其发展过程中凸显出来的一些优点也不能被忽视,因此我们不能对其进行全盘否定。我们应该批判地继承,取其精华去其糟粕,从中发掘适合现代社会选拔秘书的标准和经验,以此来完善现代的秘书选拔工作。
(一)注重个人才能和品行
     古代选拔秘书官员时注重个人的才干学识和道德品行,并以此作为主要的标准。在现代社会选拔秘书的工作中,“才”和“德”依然是首要的两个选拔依据。在任何时期,人才的招揽都应该被放在重要的位置。随着现代社会政治经济的快速繁荣,领导的工作也日益繁重,秘书人员在领导工作中起着越来越重要的作用。领导对秘书人员的依赖性更强了,更需要依靠他们来协助自己处理事务,提高工作的效率。因此,在选拔秘书人员时必须要挑选知识化、专业化、高效率的人才才能更好地配合领导工作,胜任现代快节奏的秘书工作,辅助领导实施决策权。除了“才”,在现代社会加强秘书人员道德修养的也变得尤为关键。秘书作为领导身边的特殊人群主要起辅助性作用,上传下达,沟通协调是他们的主要工作。古代的秘书官员由是为了维护君主专制中央集权而存在的,很多时候他们只是君主的统治工具。现如今,领导事务的繁忙使得秘书的权利得到了一定的加强,他们甚至有机会能了解到领导的想法和部门的机密。如果没有良好的道德素质,很容易对个人、领导甚至整个组织造成恶劣的影响。现代社会物质生活的丰富容易引起人们更多的欲望。无权的想掌握权利,有权的想要更多的权利。而秘书作为一个特殊的群体,一旦出现贪污腐败,中饱私囊的现象,势必会损害自身和领导的形象,在严重的情况下,甚至会对组织产生毁灭性的影响。蒙牛乳业的董事长牛根生在提到自己公司选拔员工的标准时说到:“有德有才,优先录用;有德无才,培训使用;有才无德,限制使用;无才无德,坚决不用”,这体现了在现代社会企业对员工的品行依然十分重视。因此,在现代社会,秘书人员的道德素质也是选拔时的一个衡量标准。只有在注重个人才能的同时强调个人的品行,才能选拔出有素质、有道德的专业性秘书人员,提高整个秘书行业的水准,促进秘书工作的健康发展。
(二)强调实践能力和工作经验
    “纸上谈来终觉浅,绝知此事要躬行”。实践能力与工作经验对于一个秘书而言具有举足轻重的作用。古代选拔秘书时对于实践能力和工作经验也很重视。古代中央的秘书官员在上任前大多会先去地方进行锻炼,积累经验,加强自己的工作能力后才有机会被提拔到中央为君主服务。这一点在我们现代的秘书选拔工程中仍具有借鉴意义。秘书人员与其他技术性人员不同,它的工作特点是高强度高效率。随着社会的发展,这种特点在工作中的体现越发的明显。秘书如果没有实践能力只会夸夸其谈必然跟不上领导的办事节奏,面对领导的要求会感到束手无策,对工作的进行产生不利的影响。如今,中高级秘书的选拔大都是从基层提拔上来的。通过这种基层的工作体验,既可以让秘书人员积累实际工作经验,又能锻炼他们统筹协调和处理应对复杂局面的能力,使得他们在遇到大事难事时可以做到镇定自若,解决问题游刃有余。这要求秘书人员必须要知行合一,做到“读万卷书,行万里路”。现代社会选拔秘书人员时也应该强调实际工作能力和经验,将秘书人员的实际工作的经验和处理各类问题的应对能力放在重要的位置,必要时甚至可以改变面试形式,通过现场的工作模拟来考察其业务能力和实际经验。因此,秘书人员只有经过不断的锻炼来磨炼意志,在潜移默化中提高处理实际问题的能力,将书本知识转化为实践能力,才更好的为领导服务,满足社会对于秘书人员素质的需求。
(三)选拔观念要与时俱进
     古代秘书选拔制度都是随着政治制度的发展而改变的,是时代的需要。每一个朝代都在继承前朝选拔制度中优秀的成分外不断发展,寻求更适合这个时代特色的可行方案来推动秘书工作的发展。这对于我们现代社会选拔秘书又是一个非常重要的启示。领导者在选拔秘书人员时应该要有与时俱进的观念,打破陈腐观念,挑选符合社会客观需要的新型秘书。现代秘书应该是全面发展的,所以在选拔秘书时除了要考察传统秘书所具有的德才兼备、服务意识、协调能力、灵活变通外,还应该注重其他的素质,比如办公自动化的技术、使用电子商务工具的能力、外语运用能力等,力求寻找“一专多能”的职业化人才。在当今的社会形势下,领导选拔秘书人员时,对他们的素质要求应该朝着社会化、职业化、专业化、国际化的方向发展。此外,领导在选拔时更要及时更新自己的思想观念,顺应社会发展潮流,挑选符合现代秘书工作需求的全能型人才。
    总之,历史是最好的老师。以史为镜,得失尽显。虽然现代的秘书工作与古代的有着一定的差异性,但古代秘书选拔制度中的一些经验在现代社会仍然有很大的借鉴意义。我们要批判地继承,保留优秀的成分并运用到现代社会的秘书选拔过程中来。
结  论
学界对于秘书学这一领域的研究从未停止,对于秘书选拔制度的研究更是秘书学研究的重要方向之一。许多学者从不同角度研究了秘书工作的起源、各朝代秘书选拔制度的优劣、著名的秘书人物等诸多方面。本文结合前人的研究成果,通过探析各个朝代的秘书选拔制度,得出了古代秘书选拔制度的主要特点,总结了古代秘书选拔制度中的优点,为现代选拔秘书提供了参考。
社会的不断发展变化对于秘书行业的影响可以说是“如影随形”的,现代社会对于秘书人员的素质要求也在不断提高。因此,我们虽然可以借鉴古代的秘书选拔制度,但更需要“取其精华,去其糟粕”。通过研究古代秘书选拔制度中对现代社会有益的部分,可以借此来完善现代的秘书选拔措施,加强现代秘书体系的建设。
 
 
 
 
 
参考文献
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