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物流企业人力资源管理外包风险识别与对策研究

作者2021-08-28 10:04未知
摘要:人力资源外包可以避免物流企业产生过高的人力成本,缓解物流企业内部管理资源不足的压力,但我国人力资源外包的发展还处于兴起阶段,目前尚未建立起完善规范的法律体系,且由于外包操作中的不合理性,出现了一系列的风险。本文通过对物流企业人力资源外包业务中各种风险进行分析,提出了规避风险的措施,指导物流企业正确地实施人力资源外包。
 
关键词:人力资源外包;风险分析;风险防范
 
 
 
 
Abstract: Human resources outsourcing can avoid enterprise produce high labor costs, and can alleviate the shortage of the internal management resources in enterprises, but the process of the human resources outsourcing is still in its rise stage in our country, and we have not yet establish a sound legal system, and because of the irrationality of the outsourcing operation, there appears a series of risk. Based on various human resources outsourcing business risk analysis, I put forwards some measures of risk in this article to guide the implementation of corporate human resources outsourcing correctly.
Key words: Human resources outsourcing; Risk analysis; Risk prevention    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
目录
一、引言
一、我国人力资源外包现状
二、人力资源外包风险分析
(一)来自物流企业自身的风险
(二)外包服务商选择方面的风险
(三)来自外包市场的风险
三、人力资源外包风险对策分析
(一)外包前物流企业要做缜密的分析和规划
(二)选择合适的HR外包商
(三)实行严格的合同机制,加强与外包商的沟通,签订周密的外包协议
(四)实施有效监控管理、建立风险预警体系
(五)物流企业HR外包的项目应做动态调整
(六)外包后转变管理体制和方法并加强与员工之间的沟通
(七)拟定退出机制与备用方案
(八)健全人力资源外包市场,加强过程管理
四、结论
参考文献
致谢
 
 
 
 
 
 
 
 
引言
随着新经济时代的到来,外包己经成为一项物流企业用以提高核心竞争力、降低运营成本、增强物流企业对环境的迅速应变能力、巩固自己市场份额的战略手段,而且有可能成为新兴物流企业未来主要的获利手段。人力资源外包是物流企业资源业务外包的一种新兴形式,指通过让第三方服务商连续提供人力资源管理服务,对物流企业的人力资源管理和整个组织结构运作施加外力管理。
国内对人力资源外包的风险控制研究研究还不够具体深入,比如对人力资源管理外包的理论基础还没有形成一个相对有效的理论体系,从一个较全面的制度框架内对人力资源管理外包的风险控制研究视角还不多见。
本文通过对人力资源外包业务中各种风险进行分析,提出了有效的风险规避措施,指导物流企业正确地实施人力资源外包。
 
一、我国人力资源外包现状
人力资源管理外包就是根据需要将物流企业招聘、培训和人事管理等方面的业务外包出去,由外部伙伴在重复基础上从事原来由物流企业内部从事的人力资源任务。涉及的工作主要有员工入职手续办理、员工日常服务提供、员工离职手续办理三部分。也是关于从外部外包服务商获得商业服务的长期合同关系。人力资源外包使得物流企业有利于突破自己原有的管理模式,为物流企业的人力资源管理注入新鲜活力,并获得专业的指导,尤其是在招聘、人员培养等方面将受益匪浅。通过外包物流企业自身缺少能力或能力不强的部分,物流企业可以专注于能创造价值的核心竞争力。
从21世纪起,中国人力资源外包行业进入了一个发展期。人力资源管理职能外包先行一步,不但向规范化、专业性发展,还出现了市场细分,人事事务外包由于众多跨国物流企业在华业务的发展、分支机构和人数的增多,纷纷开始由其在华总部牵头,将其人事事务统一外包出去,人力资源派遣在这之前完成了初步探索,各个专业人力资源派遣机构露出“尖尖角”,官方和民间开始有组织的对人力资源派遣进行经验总结和理论研究,各个地方相继出台了一些相关发法规,行业协会的成立也开始提上议程。
人力资源的有效外包可以给物流企业还带来物流企业核心竞争力增加、人力资源管理成本降低等收益,但不适当的人力资源外包同时也产生很多风险。
 
二、人力资源外包风险分析

人力资源外包作为培育物流企业核心竞争力的重要决策之一,必将成为物流企业未来的发展趋势,但是,作为新生事物,它的出现和发展为我国物流企业带来巨大优势的同时,也必将引发新的风险。
1、来自物流企业自身的风险。
1)物流企业自身能力的不足。
物流企业自身的能力包括外包决策能力、外包市场变化的适应能力、与外包服务机构的谈判能力、外包合同的管理能力以及实施有效外包的监控能力等。物流企业由于自身能力的局限性,在实施人力资源管理外包活动中往往会面临能力不足、监督失控的风险,从而导致外包失败。
2)来自员工方面的风险。
员工是物流企业的特殊资源,从某种意义上来讲,这种资源的不可再生性决定了员工的重要性。外包对于物流企业及员工而言确实是一种变革,外包后工作环境的变化、利益的重新分配,乃至失业问题会引起恐慌,使员工人心浮动;另一方面外包后员工“大家庭”的感觉会逐渐消失,产生外部人控制内部人的感觉,心生抵触情绪,直接或间接地影响员工的工作情绪,从而加剧物流企业内部人员的流动,导致新一轮矛盾的加剧和内部冲突,不利于物流企业各部门开展业务,使得物流企业的生产、销售等各环节的效率下降,影响物流企业的整体利益。另外,还应该注意内部员工和外部人才的平衡问题。由于外包是利用外部人才来承担物流企业的内部职能,在外包的同时,若忽视了内部员工的作用,则会挫伤他们的工作热情,这样的后果将十分可怕。
3)外包项目的错误选择风险。
物流企业的项目可分为物流企业核心业务、与核心业务密切相关的业务、支持性业务和可抛弃性业务。物流企业的核心业务是具有高价值和高独特性的人力资源活动,对达到组织目标起到直接作用,关系到物流企业的生死存亡,应完全内治,如人力资源规划、劳动仲裁、物流企业文化设计等;核心相关业务是指直接达到组织目标的日常人力资源活动,价值高而独特性低,可选择外购先进的人力资源管理软件来运作;支持性业务是指具有物流企业自身特点的日常性人力资源管理活动,价值低但独特性高,可选择与其他物流企业合作完成;可抛弃性业务是指物流企业的日常事务性人力资源管理活动,如基层人员招聘、教育培训、和薪酬福利发放等,工作量大、业务繁杂、很少涉及物流企业机密、战略性关联小,常常成为外包的内容。这样人力资源部门可将精力集中在战略和政策的制定和执行上,提升人力资源部门的战略地位;物流企业也可将更多的资源配置于物流企业的核心业务上,增强核心竞争力。对于现今的物流企业,不是所有的模块都适合外包的,如果物流企业在外包时选择了不适合外包的模块,将达不到理想中的效果,甚者还可能使物流企业亏损。
4)外包成本的错误估计的风险。
物流企业进行人力资源管理外包的最主要的原因是缩减管理成本,聚焦核心业务。管理成本又分为显性成本和隐性成本。显性成本即外包业务直接花费物流企业的成本,主要是支付给外包服务机构的费用;隐性成本即外包后, 物流企业为了进一步达到理想目的克服其中一些风险而支出的费用,包括维护与外包商关系的成本、疏导员工情绪的成本、解决文化冲突的成本等。物流企业在做成本估计的时候很容易对隐性成本这部分忽略考虑或者考虑不完善,造成外包成本大于自身管理下的成本,给物流企业带来决策上的损失。
5)物流企业商业机密的泄露风险。
物流企业在和外包商合作时,向外包商提供物流企业内部的信息是不可避免的,这样外包商才能够选择合适的方式来管理外包业务。例如,在培训过程中,那些具有战略意义的项目,如物流企业文化建设、团队建设、产品技术创新、物流企业的经营理念、竞争对手的基本情况、根据调查得出的市场需求和发展趋势等一系列与保密和特色有关的内容。其商业信息可能会泄露给竞争对手,从而使物流企业面临潜在的风险。造成外包物流企业信息泄露的原因有两类:一类是外包服务商有意识泄露物流企业的有关策略信息给物流企业的竞争对手;另一类是外包服务商无意识泄露了外包物流企业的策略信息,这主要是因为人力资源的特殊性,例如合作员工的保密意识太差,造成物流企业相关信息的泄露,使物流企业蒙受重大损失。
另外,在我国,目前尚无完善的法律法规去规范人力资源管理外包行业的运作,如果出现外包商因经营不善而倒闭,那么物流企业的合法权益将得不到保护。这些不确定的因素随时都有可能发生的问题都给物流企业增加了经营安全上的风险。
6)监督失控和监督过度的风险。
由于外包公司与物流企业之间属于合作伙伴关系而非隶属关系,其派遣人员与物流企业之间是一种服务关系而非劳资关系,这就导致了物流企业对其的控制力是有限的,若监管过度,必然会引起外包公司和派遣人员的反感与不满;若降低监管力度,又无法保证外包公司能够按照物流企业的意愿执行外包业务,一旦失控甚至会出现“偷工减料”“消极怠工”的后果,与物流企业的预想背道而驰。
7)物流企业对外包服务商过度依赖的风险。
物流企业实施人力资源外包后,可能过分依赖人力资源外包公司,而自己则只专注于未外包或者不适合外包的工作。长期下去,物流企业一旦离开外包商就无法生存,它以前外包出去的工作会出现停滞,造成工作短期无法继续进行而产生巨大的沉没成本。
2、外包服务商选择方面的风险。
选择HR外包服务商的目的是为了降低物流企业运营成本和提升核心竞争优势,物流企业的生产流程都相对严谨,它要求外部资源能面向物流企业实现共享和优化,并且要保证信息的真实传递。
1)外包服务机构的专业性不强的风险。
人力资源外包业务在国内刚起步, 行业进入门槛低, 国内服务商的素质参差不齐, 专业技术水平较低。多数的外包商的专业性不如成熟物流企业里的人力资源部门, 在这种情况下物流企业在外包时要谨慎地识别哪些是有能力提供完善的服务的机构。如果选择不当, 将达不到理想的结果。
2)信息不对称的风险。
人力资源外包主体与外包合作者之间的信息存在不同程度的不对称。目前人力资源外包合作方是个参差不齐的市场。国内许多咨询公司和服务机构从业人员素质、专业化程度等方面颇受质疑,难以满足外包主体的要求;国外比较有名气的咨询公司或专业机构一方面要价太高,使外包主体难以看到明显的控制成本的效果。所以外包商有可能向物流企业提供不充分或不真实的信息。信息的不对称导致 “逆向选择”——物流企业误选了不适合自身实际情况的外包商;外包业务的不及时或者外包质量的降低导致“败德行为”——外包物流企业增加了潜在的费用。
3)文化差异、文化冲突风险。
物流企业在与外包商签订外包合同之后,需要对彼此的外包关系进行有效的管理,以使外包业务按照预期目标发展,最终达到外包绩效较为理想。但即使合作双方在目的性方面一致,也可能存在“文化”障碍。而跨文化沟通的风险是物流企业人力资源管理外包中最大的障碍。每个物流企业都有自己独特的文化、价值观念,物流企业文化的形成是一个长期的过程,但是一旦形成就很难改变。人力资源管理部门对物流企业文化建设起着至关重要的作用。物流企业与外包物流企业在合作时,由于外包服务机构对物流企业文化背景、价值观、行为方式及用人理念等认识不足,文化的异质性必然导致相互之间的摩擦。外包服务商能否深刻理解、适应外包物流企业的物流企业文化, 并对服务进行相应的客户化显得至关重要, 所以一旦外包服务商对物流企业文化不认可或者认识不清, 极有可能导致人员管理中的冲突和混乱。
4)外包服务机构经营状况发生变化。
如果外包服务商的经营结构在物流企业与其合作期间发生重大变化,如物流企业财务危机甚至破产等情况,极有可能引发物流企业无法挽回的损失,所以外包商的经营结构情况也会存在风险。
3、来自外包市场的风险。
由于人力资源管理外包在国内发展的时间还不长,市场缺乏有效的定价机制和成熟的操作规范,并且没有出现类似教育物流企业协会这种行业协会或者民间组织,缺乏一定的探讨与交流平台。市场中的各外包服务机构信息不流通,也会给物流企业带来不必要的损失。
同时,法律对于经济中各个领域都起到保障的后盾作用,然而作为在国内刚刚兴起的经济业务,目前还没有针对人力资源管理外包的完善的法律,有的只是国内外一些大物流企业的探索先例及一些地方性法规,这给该业务的执行带来风险。
 
三、人力资源外包风险对策分析
    
在对人力资源管理外包的风险进行分析的基础上,如何有效地进行人力资源管理外包的风险控制,是人力资源管理外包物流企业应予高度关注的内容。人力资源管理外包的风险控制措施包括建立科学有效的人力资源管理外包的决策体系、进行相对有效的成本收益分析、选择合理的人力资源管理外包策略、外包商选择的风险管理、外包合约的风险控制、内部员工的心理风险控制、有效监控与风险预警体系建立等举措。
1、外包前物流企业要做缜密的分析和规划
首先物流企业要根据自身的情况,对外包的显性成本和隐型成本以及外包后的回报做一份详细的财务分析书,仔细分析物流企业目前有无外包的需求和条件,进行成本效益分析,确信外包能降低成本, 提高效益;其次,在进行分析、有必要外包并且有条件的情况下,制定详细可行的外包执行书,分析人力资源管理中哪些部分适合外包,尤其注意关系到物流企业文化和机密的业务要谨慎外包,防止商业机密泄露的危险。
2、选择合适的HR外包商
物流企业选择承包商时,成立专门的评估小组,对承包商的能力进行评估。
由于外包方和承包方之间存在着委托代理关系,而双方的信息很可能不对称,所以很容易产生逆向选择风险和道德风险。①为消除信息不对称产生的逆选择,物流企业应确立对外包商的合理选择流程。首先物流企业应当识别人力资源管理中具有与同行业物流企业相比处于劣势的业务,其次对这些业务是否适合外包进行评价。根据物流企业外包业务及物流企业实际情况的不同,物流企业选择外包商的侧重点也不尽相同,因此应当根据物流企业实际情况对不同业务的各指标设定不同的权重,为圈定的可选外包商综合评分,最后与评分高的外包物流企业签订外包合同。②为降低道德危险,物流企业可以在契约中提供适当诱因,给予外包商一定激励措施,同时在外包后加强监督,抑制代理厂商的机会主义行为。
选择服务供货商时,应采用下列步骤以规避风险:
1)制定服务规格说明书。首先,衡量现行的服务标准,描述外包服务的基准线,然后确定通过外包后想要达到的目标,即可以获得的利益。设立出目标后,定义想和服务供货商之间达成的关系。定义关系的第一部分,就是构成其法律基础的协议和合约。包括工作区分、责任区分、服务水平、服务信用或未达到绩效时的赔偿、合约如何修改等。然后,思考如何管理与供货商的接触,拟出粗略的合约管理架构。
2)列举潜在的候选对象。拟出一份潜在的候选对象名单,收集并分析潜在对象的各种信息,并且要求合作规划或者策略规划部门,对这些公司进行更深入全面的分析。在分析潜在供货商时,应关注供货商的核心实力、经验记录、专业知识水平、客户群体、专业背景、信誉、给出的价格等,了解对方的系统和流程,把握对方的服务宗旨、服务理念和物流企业文化。要考虑外包商给出的价格,因HR外包的目的之一就是为了节约成本,只有当R/C<1时或外包获益比未外包时明显增多才应进行外包。(R、C分别代表物流企业未外包时所获得的收益和付出的成本)。通过曾与服务商合作过的客户的反映,可以更加客观地了解该服务商的水平资质。
3)进行供货商评估。评估流程应该辨别出一组反映商业目标的标准,一般包括服务理念、物流企业文化、专业技能及经验积累等。供货商的每一次接触都会影响决策,要保存接触的记录,通过对服务供货商举止的细致观察,分析他们究竟需要寻求何种合作关系。
在文化差异上,物流企业应与外包商密切沟通,发现问题及时解决,采取因地制宜的措施,弹性处理人力资源业务。同时,在选择外包商时应注意对其文化的考察。
3、实行严格的合同机制,加强与外包商的沟通,签订周密的外包协议。
仅靠能提供低成本优质服务的服务商的信誉无法有效地降低外包的风险,物流企业必须用具有法律效力的外包合同来约束服务商的行为。外包合同是双方合作的基础,也是维护双方权利和义务的可靠凭证,它是外包成功的必要条件。
在规划中物流企业要根据自身情况并且结合外包的模块,经过详细的考察,选择市场上的外包商,与之订立完善的业务合同,在外包项目预期效果、阶段考核、信息安全、损失赔偿等方面的条款应当明确详细。外包合约通常是充满细节的文件,它们经常被视为风险产生的一种重要途径。合约上应要求外包服务商严守物流企业的商业机密,即使在物流企业与外包服务商终止外包关系后,也要做到物流企业能够全面、有效地收回所有与物流企业相关的人力资源信息,以防止机密泄露。
作为与外包商接触最密切、联系最多的人力资源部要承担起对服务商的监控和评估职能。在这个阶段中, 要特别注意合同中的法律问题, 由于该业务没有完善的专项法律法规, 要请资深律师分析合同条款中的漏洞, 防止合同引起的法律风险。
4、实施有效监控管理、建立风险预警体系。
控制监督适度,保证外包工作的顺利进行在合同订立时,双方就需约定物流企业的监管力度和干涉力度。在给予外包公司和派遣人员一定的活动空间和权限的同时,为保证外包工作按照物流企业预期的轨道进行,应定点定时、阶段性地对其进行监督抽查。
1)定期报告制度。物流企业与外包服务公司可以经过协商,建立一种双方都同意的定期报告制度,及时进行信息反馈和有效沟通,随时掌握外包的情况。对己经完成的外包活动进行总结评价。总结成功的经验和吸取失败的教训,从而为以后的外包奠定良好的基础。
2)加强与外包商的沟通。为了更好地管理人力资源,增强员工的满意度,物流企业内部必须配备必要的人员作为交流的媒介,强化外包商与内部员工的沟通。物流企业与外包商的合作是一个相互沟通相互交流信息的过程,外包商在开展业务时会因为不熟悉业务和人员而需要物流企业各部门及时提供信息作为开展业务的依据,而物流企业的业务发展也离不开外包商。
3)对外包服务商实施有效的监控。在合同执行前,物流企业应该对服务商派来的服务人员进行验证,保证这些服务人员有足够的能力为物流企业提供服务,而且在外包服务的过程中,针对派来的服务人员的工作效果与服务商进行及时有效的沟通。同时,物流企业在签订外包合同时应该在合同中对服务商提出明确的要求,规定服务标准和所应该取得的成果,建立相应的监控机制。在合同的执行过程中,必须加强对合同执行的监控,时刻关注外包过程中的变化,及时纠正出现偏差。
4)建立风险预警管理体系。在我国人力资源外包法律体制不完善的前提下,在进行人力资源管理外包风险管理时,应建立未雨绸缪的风险预警管理体系,从而能使物流企业时刻关注外包进程的变化,防患于未然,减少物流企业的损失。
5、物流企业HR外包的项目应做动态调整。
随着时间的推移,物流企业的经验曲线会越来越陡峭,越来越多的成本低质量高的HR工作可以从市场中获得。针对管理失控的风险,物流企业应该根据物流企业情况和外包服务商的管理理念相应做出调整,适当改变管理体制,使管理体制在与服务商合作的情况下更加灵活、更加人性化。
6、外包后转变管理体制和方法并加强与员工之间的沟通。
对于派遣人员进入到物流企业进行工作时,要对他们说明外包的目的与内容,解答他们相关的疑问,并对他们所要进行的工作提供帮助和服务。
1)内部员工心态与士气特征。将人力资源管理职能外包会产生来自于内部员工方面的风险。外包人力资源管理职能,必然会影响到部门中一部分员工的自身利益,如机构精简后,一些员工可能或者被辞退,或者被换岗,也可能被取消或减少训练机会。如果对该部门人员处理不当,一方面会影响其它的在岗员工的积极性,如担心自己会不会失业等等;另一方面,也可能使转岗或下岗的员工不满性情绪高涨,从而给物流企业造成较坏的影响,甚至更大的打击。
2)加强员工对HR外包的认识与理解、员工有效沟通与冗余雇员安置。针对员工的顾虑和猜疑,物流企业管理层应做好充分的沟通,给予员工正确的引导,物流企业必须从战略高度宣传人力资源管理外包的重要性和优越性,树立外包共赢的理念,鼓励员工积极支持和参与外包项目,取得员工的信任,消除员工之间的习惯性防卫心理和内在抵制行为,让员工了解在外包中应扮演的角色。妥善安置冗余雇员的方法可以考虑推荐精于该项业务的员工到承包该业务的外包服务公司,使本公司雇员通过承包合同转为外包公司的雇员。
7、拟定退出机制与备用方案
    一旦在外包过程中与外包商的合作无法继续进行,应当果断选择退出。但在退包过程中,物流企业必须拟订退出机制与备用方案,以备在外包服务商的服务无法改善时,转换外包服务商或收回自行处理,避免物流企业风险的扩大化。
8、健全人力资源外包市场,加强过程管理。
人力资源管理的发展离不开一个充满活力和机遇的市场,这就离不开政府一系列的作为。首先,政府应加大人力资源管理外包的扶持力度,成立外包研究机构,专门为该业务立法献计献策,早日订立与之相关的法律法规,完善市场运行机制;其次,政府要在物流企业间宣传该业务的优点和意义,使物流企业对外包业务更加了解、更加信任;最后要鼓励支持行业协会的成立,加强外包商的交流与合作。
转变政府职能,真正实现从“管控”向“服务”与“监管”相结合转变,可以采取的措施主要有:①充分利用多层次的资本市场,推动跨地区、跨所有制的资产重组和资源整合,培育若干集团化、规模化、品牌化运作的人力资源服务物流企业集团,优化资源配置;②建立有效的管理和协调机制,解决多头管理和部门分割问题;③适应人力资源服务业改革与发展的新形势,研究起草《人力资源市场条例》等法律法规,完善人力资源服务业的法律体系;④加快行业协会和非营利服务机构的转型步伐,充分发挥这些行业组织在开拓市场、行业自律、技术服务、沟通物流企业及联系政府等方面的作用;⑤逐步完善人力资源市场监管体系,加强对人力资源服务机构的监督,维护市场公平竞争秩序;制定对人力资源服务外包业税收等支持政策,有效降低物流企业的经营成本。
 
四、结论
    
随着专业化和管理多样化的发展,人力资源外包作为一种新型的管理模式必将会在物流企业中普及。但是在其实施的过程中,物流企业将面临各种各样的风险,因此物流企业在看到其带来好处的同时,一定要注意风险的识别和防范。物流企业如何规避人力资源外包风险已成为人力资源管理外包能否成功的关键。只有采取完善的防范措施才能全方位地防范风险的发生,以此确保物流企业的核心竞争力。
随着人力资源外包服务行业在国内的发展,规范程度的提高和物流企业对外包服务的理解认识的不断加深,以上提到的一些风险将会相应减弱,物流企业应对风险的能力也将会逐渐加强,人力资源外包服务的积极效用将会进一步显现。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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致谢
本人的毕业论文是在我的导师党老师的亲切关怀和悉心指导下完成的。他严肃的科学态度,严谨的治学精神,精益求精的工作作风,渊博的专业知识,诲人不倦的高尚师德,严以律己、宽以待人的崇高风范,朴实无华、平易近人的人格魅力对我影响深远。不仅使我树立了远大的学术目标、掌握了基本的研究方法,还使我明白了许多待人接物与人处事的道路。
本论文从选题到完成,党老师都始终给予我细心的指导和不懈的支持,倾注了老师大量的心血。在此,谨向党老师表示崇高的敬意和衷心的感谢!
在此,我还要感谢在一起愉快的度过大学生活的每个可爱的同学们和尊敬的老师们,正是由于你们的帮助和支持,我才能克服一个一个的困难和疑惑,直至本文的顺利完成。
在论文即将完成之际,我的心情无法平静,从开始进入课题到论文的顺利完成,有多少可敬的师长、同学、朋友给了我无言的帮助,在这里请接受我诚挚的谢意!谢谢你们!







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